Una dintre marile probleme ale domeniului FM este că marea majoritate a managerilor de facilități din ziua de astăzi se confruntă cu sisteme de control ale clădirilor foarte învechite sau sisteme computerizate de gestionare a întreținerii (CMMS) care mai mult le dau bătăi de cap decât îi ajută în operațiuni.

Tehnologia pentru clădiri și imobile a avansat într-un ritm rapid și constant în ultimele decenii, iar aceasta ar trebui să fie o componentă integrată a unui program de succes pentru gestionarea instalațiilor – ci nu ghimpe în coasta sa. Totuși, ținând cont de multitudinea de sisteme disponibile pe piață, este ușor să fii distras de alura unui nou sistem sau de o ofertă de preț foarte bună sau chiar din contră, este ușor să fii descurajat să achiziționezi un nou astfel de sistem din cauza tuturor considerentelor de implementare necesare.

Vestea bună este că, prin câțiva pași simpli, puteți să vă asigurați că alegeți cele mai bune instrumente pentru organizația voastră, precum și cele mai bune pentru implementarea cu succes.

Iată 7 pași care trebuie urmați pentru a alege tehnologiile potrivite pentru organizația voastră:

  1. Identificați părțile interesate
    Înainte de a începe cumpărăturile sau demonstrațiile distractive, definiți clar cerințele organizatorice pentru a evita să vă îndreptați atenția prematur spre un sistem greșit (probabil un produs bun, dar care pur și simplu nu este cel mai potrivit pentru departamentul vostru). Trebuie să vă faceți temele foarte atent și să aveți numeroase discuții înainte de a porni în această ”călătorie”, iar totul începe de la identificarea părților interesate.
    Instalațiile au un impact puternic, ce pătrunde prin toată organizația, facilitând productivitatea angajaților și oferind valoare adăugată veniturilor finale. Departamentul facilității este o entitate de sprijin; nu funcționează ca pe o insulă. În plus, finanțarea și implementarea cu succes a unui nou sistem sunt deseori supuse aprobării și achiziționării de către directori, diverși manageri de departament și utilizatori finali. Prin urmare, ar fi o greșeală să limitați cercul de influență și procesul de decizie la doar persoanele din departamentul vostru.
    Părțile interesate să ia în considerare includ următoarele – ”Input” reprezintă datele și informațiile pe care personalul unității ar putea avea nevoie să le obțină de la părțile interesate, iar ”Output” reprezintă informațiile pe care părțile interesate le-ar putea solicita departamentului:
    Directori / management
    • Input: viziune organizațională, misiune și obiective; avantajele pentru afacere și potențialele obstacole; direcție strategica.
    • Output: costuri, prognoze, probleme de risc și siguranță.
    Resurse umane
    • Input: număr de angajați; satisfacția angajaților; facilitățile și serviciile dorite.
    • Output: costuri ale forței de muncă; pontaje.
    Finanţe
    • Input: generarea de venituri; costuri de oprire; rata sarcinii angajaților; asistență și revizuire a cazurilor de afaceri.
    • Output: cheltuieli de capital; previziuni și bugete; returnarea plăților.
    Creanțe
    • Input: procese de achiziții; ordine de achiziții
    • Output: facturi; aprobări; coroborarea documentației
    IT
    • Input: protocoale de rețea și securitate; suport pentru calculatoare și dispozitive mobile.
    • Output: cerințe software; timpul de funcționare dorit; acces.
    Alte potențiale părți interesate includ comisii și grupuri, cum ar fi managementul siguranței și riscurilor, mediu, comunitate etc. Și, desigur, nu puteți uita de interacțiunile cu utilizatorii finali, notificările și efectele tehnologiei propuse asupra lor.
  2. Definiți fluxurile de lucru
    Acum că diferiții jucători au fost identificați, trebuie să mapați fluxurile de lucru și schimb de informații – ce trebuie îndeplinit, cum este comunicat acest lucru, ce decizii trebuie luate și unde sunt stocate / partajate datele. În general, sesiunile de brainstorming redactate pe o tablă albă cu grupurile de părți interesate individuale sunt foarte eficiente; utilizați o tablă inteligentă sau faceți fotografii pentru a imortaliza notițele din cadrul ședințelor.
    Este important să recunoaștem că un sistem bun nu rezolvă procesele proaste; s-ar putea chiar să le scoată și mai mult în evidență. Astfel, în timpul procesului de cartografiere, căutați oportunități pentru creșterea eficienței, reducerea dublelor sau triplelor intrări de date, îmbunătățirea comunicațiilor, creșterea vizibilității și a comercializării departamentului.
    Documentați schimburile de informații dintre utilizatorii finali și alte aplicații, astfel încât să poată fi traduse în cerințe de sistem. Identificați dependențele și constrângerile, apoi lucrați cu furnizorul selectat pentru a aborda și a depăși problemele.
  3. Dezvoltați specificațiile sistemului
    Înainte de a revizui software-ul sau tehnologia specifică, trebuie definite cerințele facilității pentru a vă asigura că eventualul instrument pe care urmează să-l achiziționați va fi cel mai potrivit pentru organizație. În procesul de asamblare a documentului de sistem mențineți o perspectivă pe termen scurt și pe termen lung; tehnologia ar trebui să evolueze și să se maturizeze odată cu departamentul vostru.
    Cerințele prevăzute de la diferitele interviuri și analize de proces ar trebui să fie traduse în specificații.
    Mai jos puteți găsi o listă de specificații generale care trebuie luate în considerare; acestea sunt adiționale cerințelor specifice ale sistemului / funcției:
    • Calificările furnizorului (de exemplu, anii de activitate, satisfacția și rata de reîntoarcere a clienților, o listă minimă de clienți activi și experiența relevantă)
    • Compatibilitate cu software-urile și dispozitivele mobile moderne (de exemplu, Internet Explorer, Chrome, Android și versiunile iOS)
    • Securitatea și disponibilitatea datelor (cerințe de parolă, conectare unică, 99,9 la sută uptime etc.)
    • Serviciu și asistență (centru de apel 24/7, resurse online, instruire etc.)
  4. Informați-vă privind potențialii furnizori
    După ce au fost redactate cerințele, este timpul să explorați potențiali furnizori de tehnologie care vor fi invitați să participe la RFP (Request For Proposal). Forumurile online, administratorii de facilități, revistele din domeniu, conferințe și experți terți sunt toate resurse excelente pentru a găsi potențiale soluții. Nu vă limitați cercetarea doar la acronime – de exemplu, CMMS vs. IWMS (sistem integrat de gestionare a locului de muncă) vs. gestionarea instalației asistate de computer CAFM) – sau pe sectoare, deoarece nu doriți să treceți cu vederea candidații foarte calificați, pur și simplu pentru că nu sunt predominanti în industria aceasta.
  5. Solicitați și evaluați propunerile
    Trimiteți RFP furnizorilor calificați. Pe lângă specificațiile sistemului, o matrice de funcționalitate ar trebui să însoțească RFP. Matricea de funcționalitate extrage cerințele din documentul caietului de sarcini și le enumeră în funcție de priorități sau indicatori „obligatorii” versus indicatori ”preferați”. Respondenții completează și trimit matricea indicând dacă se conformează complet fiecărei cerințe, dacă pot găsi alternative pentru cerințe sau nu pot respecta sarcina specificată. Matricea le va permite recenzorilor să evalueze cantitativ răspunsurile și să identifice rapid concurenții de top.
    Deși costul este de obicei un factor principal, acesta nu ar trebui să fie singurul sau factorul predominant în selecție. Organizația dvs. va fi căsătorită cu acest sistem ani de zile, așa că doriți să vă asigurați că primiți un instrument de sunet, nu cel mai ieftin.
  6. Intervievați candidații de top
    Odată ce candidații de top au fost identificați în mod obiectiv, ar trebui să fie programate demonstrații cu fiecare în parte – de obicei trei sau patru, mai ales atunci când cursa este strânsă. Trebuie să fie furnizat un script pe care candidații să îl urmeze în timpul demo-ului. Aceste teste le vor permite părților interesate să vadă cum produsul respectă cerințele organizației și nu invers. De exemplu, în timp ce respondentul ar putea indica în matricea funcționalității că produsul său se conformează complet unei anumite funcții, testele de probă ar putea dezvălui dacă durează doi sau trei pași pentru a atinge obiectivul sau chiar mai mulți. În general, demonstrațiile identifică în mod clar candidatul mai puternic datorită ușurinței de utilizare, flexibilității și intuitivității.
  7. Contractați furnizorul și începeți implementarea
    După ce a fost semetcat cel mai bun sistem de către comitet, negociați cu furnizorul pentru a se potrivi corect cu contractul, domeniul de aplicare, sprijinul și prețul pentru fiecare fază de implementare. În același timp, sau la scurt timp după aceea, contractantul, departamentul de instalații și consultantul terț ar trebui să elaboreze un plan preliminar de proiect, dacă este angajat. Acest lucru va seta scena pentru un plan de proiect mai detaliat, fiind identificați proprietarii de sarcini și fiind setate termene realiste.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here