Proiectele de upgrade a sistemelor HVAC sunt unele dintre cele mai importante dintr-o facilitate, iar odată ce acestea au primit finanțare, este crucial ca managerii să alcătuiască un program clar de implementare și să țină socoteala costurilor detaliate.
Astfel, managerii trebuie să discute cu contractorii care se vor ocupa de lucrări, inclusiv despre modul în care proiectul va fi secvenționat. Pentru aceste tipuri de proiecte, o mare parte duratei de realizare este reprezentată de timpul necesar pentru construirea noului echipament și livrarea acestuia către site.
Totodată, facility managerii ar trebui să discute cu contractorii despre lucrările de pregătire care pot avea loc înainte de sosirea noului echipament – de exemplu, mobilizarea, instalarea țevilor și conductelor, a întrerupătoarelor electrice și instalarea cablajului. De asemenea, programul are un impact substanțial și asupra costurilor contractantului legate de condițiile generale, care se bazează pe costurile lunare de mobilizare și administrative generate de prezența pe șantierul de lucru.
Potrivit specialiștilor din cadrul Vanderbilt University, chiar și pentru procedurile aparent simple de înlocuire a echipamentelor, este esențial să fie prezent câte un reprezentant al tuturor părților pentru planificarea instalării echipamentului. Acest lucru poate însemna prezența unui reprezentant al departamentului de mentenanță a facilității, al administratorului proprietății, proprietarului clădirii, șefii departamentelor, reprezentanții departamentului de securitate, al celor de la finanțe sau a directorilor de control al bolilor (în cazul spitalelor). Toți acești oameni sunt afectați de deciziile luate, iar contribuția lor trebuie luată în considerare.
Odată ce planul este dezvoltat, gestionarea așteptărilor este esențială. Comunicați planul, inclusiv întreruperile preconizate ale instalației și ale planurilor de urgență în cazul unei întreruperi neplanificate a energiei sau pierderea sistemului HVAC.
De exemplu, în timpul lucrărilor vor exista probleme legate de zgomot și mizerie pentru o perioadă lungă de timp? Care sunt protocoalele de securitate necesare? Managerii trebuie să solicite contractorului să elaboreze un plan de urgență în cazul unor pierderi de energie, de încălzire sau de răcire sau a unei alarme de incendiu declanșate din greșeală. Managerii au nevoie de soluții pentru toate aceste situații, astfel încât să le poată oferi răspunsuri celor din conducerea companiei, dând astfel dovadă de capacitatea de a planifica și executa cu succes un proiet.
Discuțiile ar trebui să includă și problemele de logistică. Managerii trebuie să-i convingă pe contractori să reducă la un nivel minim perioada de nefuncționare a activelor și să clarifice detaliile planului de eliminare a echipamentelor vechi și de instalare a celor noi.
Testarea noilor echipamente
Facility managerii trebuie să știe că noul echipament HVAC va funcționa în mod corespunzător. Asta înseamnă că pentru a avea succes proiectul, trebuie să faceți mai mult decât să instalați echipamentul și să îl porniți preț de câteva secunde înainte de a ieși pe ușă. Managerii trebuie să se asigure că procesul de punere în funcțiune a echipamentelor a fost inclus în pachetul de servicii prestate de contractor.
Mai mult, managerii sunt responsabili și pentru definirea procesului în funcțiune. Printre condițiile minime, contractantul ar trebui să aibă la fața locului un TAB și reprezentant al furnizorului de echipamente, în timp ce un terț agent de punere în funcțiune preia echipamentul în diferite etape de funcționare pentru a asigura funcționalitatea corespunzătoare a acestuia. Acesta este un proces esențial de testare a performanțelor funcționale.
Pe scurt, trebuie să fiți clari și preciși în ceea ce privește așteptările și succesul proiectului, vizualizând totodată înlocuirea echipamentelor ca pe un pas în față pentru atingerea misiunii companiei în ceea ce privește țelurile clădirii. Anticipați surprizele și, atunci când acestea apar, cereți-le partenerilor să aibă un plan de urgență pregătit pentru a evita întreruperile instalațiilor mai mult decât este necesar.
Provocarea principală a managerilor este de a lucra pentru a îmbunătăți cu adevărat sistemele din clădire, în loc să înlocuiască echipamentele cu unele de același nivel. Ei trebuie să se asigure că partenerii implicați în proiectul de upgrade au același punct de vedere și aceeași abordare. Lăsați-i să știe cât de important este acest proiect pentru misiunea facilității sau a campusului. Ținând cont de toate aceste lucruri, managerii vor putea naviga cu ușurintă în proiectele de upgrade.
