Facility Focus: FM Professional Perspective, Interviu cu Duglas Papanicu – Senior Facilities Manager Consultant: “VALOAREA ADAUGATĂ A FACILITY MANAGEMENTULUI ÎN CORE-BUSINESS”
Am început să acumulez experiență în Facility Management începând din anul 1996, când m-am angajat la British American Tobacco. Acest domeniu m-a atras atât de mult, încât în acest moment îmi pot trece în portofoliul profesional ocuparea poziției de Facility Manager pentru toate cele trei entități al companiei British American Tobacco care activează în România, Director Național de Vânzări pentru Business Unit, Facility Management al UTI Grup, Middle East Facility Manager pentru AUTODESK, administrând 10 sedii ale companiei situate în 7 țări, iar în ultimii 6 ani sunt Consultant Independent în Facility Management, având în portofoliu o serie de clienți importanți.
Pe parcursul întregii activități în Facility Management am fost Speaker în cadrul Conferințelor Naționale de FM, Lector pentru workshopuri organizate de ROFMA, Consultant Independent în FM, Trainer în diverse cursuri de FM: vânzări în FM, time management în FM, activități financiare în FM, managementul riscului, eficientizare și optimizare procese în FM, inclusiv dezvoltarea unor programe educaționale.
Ca membru partener ROFMA, încă de la înființarea asociației, am fost implicat în proiecte precum: introducerea funcției de Manager de Facilități în COR, editarea standardului ocupațional pentru funcția de Manager de Facilități, Trainer în cadrul cursului de inițiere în FM, Speaker în diverse conferințe și evenimente de profil.
Bazându-mă pe toată această experiență acumulată în aproximativ 24 de ani, pot spune cu toată convingerea că bugetele pentru investiții și cheltuieli în cadrul companiilor, sunt alocate cu predilecție funcțiunilor care aduc valoare adăugată în afacerea principală. FM-ul, din păcate, în foarte multe organizații este considerat un centru de cost și nu un centru de venit, acest lucru afectând imaginea la nivel de potențial partener al Core Business-ului.
Cum demonstrăm valoarea adăugată pe care Facility Managementul o poate aduce Core Business-ului?
Criza financiară actuală, probabil, pentru o perioadă, a repus din nou accentul principal al afacerilor, pe reducerea costurilor și în principal a celor administrative (chirie, beneficii ale angajaților, reducerea spațiilor închiritate, implicit, reducerea persoanalului administrativ -agenți de curățenie, tehnicieni, etc.). Cu toate acestea, nu există nicio îndoială că profesia și industria FM trebuie să-și sporească competențele pentru a adăuga valoare afacerii pe care o deservește, acest lucru fiind o necesitate, dacă dorim să devenim o industrie mai importantă, capabilă să atragă atenția din partea managerilor de vârf și să atragă tineri în această profesie.
Această schimbare are unele efecte importante asupra cunoștințelor și competențelor necesare FM.
Pentru a reduce costurile, putem folosi experiențe anterioare, instrumente și metode de gestionare similare, precum externalizarea, evaluarea comparativă și dezvoltarea proceselor, la fel ca multe alte domenii de management.
Pentru a adăuga valoare, trebuie să dezvoltăm noi cunoștințe și competențe specifice domeniului nostru. Cercetarea și dezvoltarea vor deveni din ce în ce mai importante. Până în prezent, furnizorii de FM au putut să se extindă în noi domenii de piață, fără a fi obligați să inoveze. Această situație se va schimba atunci când piața devine mai matură și mai saturată.
Odată cu relaxarea de după perioadele catalogate sub denumirea de “Situație de Urgență”, Facility Managementul a intrat în linia întâi, alături de doctori și instituțiile statului, în lupta împotriva riscurilor de extindere a numărului de persoane afectate de COVID-19.
Reîntoarcerea la locurile de muncă, redeschiderea spațiilor aglomerate, încă o dată, în plus, scot în evidență cele trei mari categorii în care activitatea din FM este prezentă, sub sintagma cei trei “P” regăsim: People, Processes and Places.
Toate aceste trei segmente sunt desigur pilonii de bază în orice afacere, indiferent că vorbim despre o clădire de birouri, un mall, un depozit logistic, spital, unitate de învățământ, ceea ce face ca FM-ul să interacționeze în proporție de 100% cu toți acești piloni care susțin afacerea. Din această perspectivă, bugetul FM-ului este în cea mai mare parte a afacerilor, cel mai mare, al doilea buget din planul de afaceri al unei companii, după cel al resurselor umane.
Și totuși, FM-ul în cele mai multe dintre organizații, deoarece este considerat un departament de suport, are cel mai mult de suferit când încep discuțiile legate de “cutting costs”, oricât de multe eforturi am face pentru “savings costs”.
Ce s-ar întâmpla dacă Facility Managementul ar deveni un departament care ar dovedi că aduce valoare adăugată în afacere prin alinierea și comunicarea mult mai clară a stategiilor și previziunilor financiare, în implicarea mult mai activă, în identificarea potențialelor riscuri care pot afecta afacerea și nu doar funcționalitatea departamentului în interiorul organizației?
Consider că limbajul comun care ar putea să propulseze și să stabilizeze FM-ul în poziție de top (acolo unde îi este locul), este cel în care vom înțelege că afacerile se fac doar cu PROFIT, iar noi cei din FM dovedim că facem parte din echipa care îl creează.
Din considerentele de mai sus, am să enumăr câteva din perspectivele pe care le-am identificat și pe care le putem transforma pentru dovedirea valorii adăugate pe care FM-ul o aduce afacerii principale (Core Business), pe care o deservește:
- Conceptul de valoare adăugată pune accentul pe aspectele strategice ale Facility Managementului
Facility Managementul este adesea considerat ca fiind doar ceea ce are legătură cu gestionarea serviciilor operaționale în principal, însă prin introducerea conceptului de valoare adăugată, accentul poate fi schimbat spre impactul și efectele asupra afacerii pe care FM-ul le poate avea. Prin urmare, devine mai ușor să abordăm top managementul companiei, deoarece conceptul de “valoare adăugată adusă afacerii” va avea relevanță în limbajul și perspectiva lor. Trebuie să facem diferența de percepție legată de cele două concepe de FM: Facility Management și Facility Maintenance. Primul se referă la conducere, strategii, administrare bugete, crearea politicilor și procedurilor de lucru, pe când cel de al doilea se referă la operaționalizarea, executarea și prestarea efectivă a serviciilor.
Cu alte cuvinte, FACILITY MANAGEMENTUL ESTE TOT CEEA CE SE ÎNTÂMPLĂ PÂNĂ LA “CU O SECUNDĂ” ÎNAINTE DE PRESTAREA SERVICIULUI EFECTIV ȘI ÎNCEPÂND “CU O SECUNDĂ” IMEDIAT DUPĂ PRESTAREA SERVICIULUI RESPECTIV.
- Punerea în evidență mult mai accentuată a diversității și complexității activităților de Facility Management
Doar prin scoaterea în evidență a celor trei “P” – People, Processes, Places – în care activitatea de FM este implicată, vom putea aduce, mult mai accentuat, în fața stakeholderilor importanța unui FM de calitate. Trecerea de la o conduită profesională de “Operațional/ Executant” la o conduită de tip “Management/ Conducere”, va face diferența în cum suntem priviți de către stakeholderi (vezi articolul pe care l-am scris despre cele 90 de competențe ale unui FM).
- Valoarea Facility Managementului reprezintă valoarea relațiilor de business pe care le creează
Când se ia în considerare valoarea FM, trebuie recunoscut ca disciplină de management al relațiilor. La un nivel ridicat de abstractizare, FM reprezintă gestionarea relațiilor interne sau externe dintre clienți/ clienți-furnizori și nu în ultimul rând, relația cu utilizatorii finali ai spațiului construit pe care aceștia îl utilizează. Valoarea percepută poate exista și poate fi produsă în cadrul acestei rețele specifice de relații. Ținând cont și de faptul că PERCEPȚIA devine REALITATE în mintea multora, vă recomand să creați REALITĂȚi REALE și să ieșiți din zona … PERCEPȚIEI.
- Valoarea Facility Managementului este subiectivă
Caracterul “valorii adăugate” din aceste relații include un element subiectiv puternic care depinde de percepția clientului. Organizațiile clienților tind să accentueze relația cu “beneficiile” primite, în timp ce furnizorii se concentrează în principal pe relația cu “sacrificiile” pe care trebuie să le facă pentru a derula un contract. Doar percepția subiectivă a clientului determină valoarea relațiilor din FM și regula „percepția este realitate” se aplică și aici. Transformați subiectivismul în obiectivism, creați unități de măsură relevante pentru măsurarea oricărui tip de serviciu pe care îl prestați sau administrați. Ceea ce nu poate fi măsurat, nu poate fi comparat! Valoarea FM depinde de condițiile în care ne desfășurăm activitatea, ceea ce implică variabile pe care dacă nu le putem controla … suntem la “mâna sorții”.
Valoarea subiectivă a FM poate fi foarte diferită, în funcție de setările de piață, tipul de relație, sectorul industriei, situația specifică etc., acest lucru ducând la o provocare majoră atunci când conceptualizează o formulă holistică pentru determinarea valorii FM.
- Cercetarea valorii Facility Managementului are nevoie de metode de cercetare calitativă și cantitativă
Pentru a determina valoarea multidimensională și percepută subiectiv a FM, sunt necesare sondaje care să integreze diferitele perspective menționate mai sus, cu metode de măsurare diferențiate, cum ar fi utilizarea scărilor cu mai multe elemente și modelarea ecuațiilor structurale. Sondajele cantitative ar trebui să fie triunghiulate prin aplicarea metodelor calitative de colectare a datelor, precum interviuri personale, focus grupuri cu profesioniști și analiza conținutului.
Aceste tipuri de sondaje ne vor ajuta să comparăm PERCEPȚIA pe care o au clienții noștrii față de calitatea serviciilor noastre, cu REALITATEA noastră legată de eforturile și resursele consumate pentru livrarea serviciului respectiv.
Consider că partea crucială a valorii adăugate adusă de FM, Core Business-ului, constă în interfața dintre prevederile/ strategiile FM și impactul asupra acesteia, percepute de părțile interesate.
Adoptarea unui stil de management “Business to Business” va pune accentul pe aspectele relației din această interfață și poate fi un instrument util în a arăta care este valoarea adăugată reală în Core Business adusă de Facility Management.
