Externalizarea, strategiile pentru locul de muncă și inovațiile tehnologice au un potențial imens pentru companiile care doresc să reducă costurile și să-și îmbunătățească productivitatea în gestionarea facilitățiilor. 

Pentru companiile cu operațiuni distribuite – comercianții retail, producătorii, cei din domeniile de transport și logistică – gestionarea facilitățiilor poate reprezenta 10-25% din totalul cheltuielilor indirecte. Mai multe evoluții recente, inclusiv temerile privind o potențială recesiune, conflictele comerciale, disrupțiile tehnologice și creșterea salariilor, au făcut ca reducerea costurilor să fie o prioritate mai ridicată în acest domeniu. Însă oamenii de afaceri trebuie să atingă un echilibru dificil pentru a reduce costurile Non – Core, fără a afecta performanța operațiunilor de bază.

Cu toate acestea, companiile nu duc lipsă de opțiuni pentru a optimiza cheltuielile de gestionare a facilitățiilor. Externalizarea (Outsourcing) este o strategie bine pusă la punct, care este în creștere datorită unui flux crescut de vânzători, în timp ce abordările integrate ale Managementului Facilităților, strategiei locului de muncă și tehnologiei prezintă și ele un potențial ridicat. Piața globală a Managementului Facilităților, atât intern, cât și externalizat, este estimată să ajungă la 1,9 trilioane de dolari până în 2024. Segmentul externalizat reprezintă mai mult de jumătate din total și a atras un număr tot mai mare de furnizori cu noi oferte de servicii. Totuși, conturarea unei căi clare – care să le permită companiilor să extragă cea mai mare valoare – este o sarcină din ce în ce mai complexă.

Cum ar trebui să procedeze companiile? Ca un prim pas, directorii trebuie să se familiarizeze cu modul în care șase dintre cele mai importante tendințe esențiale ar putea reduce costurile de gestionare a facilităților și să îmbunătățească productivitatea. Primele trei implică aplicarea strategiilor și abordărilor existente, iar celelalte trei implică utilizarea tehnologiei pentru a transforma modul în care companiile își îndeplinesc sarcinile. Totuși, aceste tendințe nu sunt chiar așa de ușor de implementat, iar companiile trebuie să aibă strategia și capabilitățile potrivite pentru a obține un randament maxim de la ele. Managerii de gestionare și aprovizionare a facilitățiilor ar trebui să se axeze pe mai multe etape imediate pentru a-și mobiliza organizația și a continua dezvoltarea acestor tendințe.

Evoluția strategiilor de gestionare a facilitățiilor

Atunci când se confruntă cu presiune continuă de reducere a costurilor de exploatare, companiile tind să caute economii fără să se gândească mult la repercusiunile pe termen lung. Această dinamică face ca Managementul Facilităților să devină o țintă deosebit de bună. În timpul perioadelor provocatoare din punct de vedere economic, companiile taie din bugetele de gestionare a facilităților, însă chiar și după ce situația se îmbunătățește, nivelul cheltuielilor rămâne adesea scăzut. Acest model poate duce la deteriorarea condițiilor clădirilor și echipamentelor, ceea ce ar putea genera costuri mult mai mari pe termen lung.

De-a lungul anilor, industriile au acceptat externalizarea ca fiind o opțiune viabilă pentru operațiuni Non – Core, inclusiv gestionarea facilitățiilor. De obicei, companiile urmăresc o evoluție care începe cu externalizarea activităților Non – Core în locații individuale. Consolidarea, standardizarea și gruparea acestor sarcini în cadrul facilităților de-a lungul timpului determină externalizarea unui set cuprinzător de servicii Non – Core și administrative, către terți.

Câțiva factori economici au făcut ca externalizarea să fie mai relevantă ca niciodată pentru gestionarea facilităților. Creșterile au început să încetinească în mai multe țări mari, deoarece acestea ajung la finalul ciclului economic actual. Conflictele comerciale de anvergură au creat schimbări neașteptate în prețurile serviciilor și produselor finite. Între timp, disrupțiile tehnologice tot mai des întâlnite într-o mână de industrii împing companiile să elibereze numerar pentru investițiile în tehnologie. În cele din urmă, procentele tot mai scăzute ale șomajului impulsionează ratele salariale mai mari, pentru talentul cel mai bun. Datorită acestor evoluții, piața totală a Managementului Facilităților (atât intern, cât și subcontractat) este de așteptat să crească cu peste 6% pe an, din 2018 până în 2024, atingând aproape 1,9 trilioane de dolari.

Facility Managementul este piața perfectă pentru perturbări: aceasta a rămas în urmă cu multe funcții, precum întreținerea echipamentelor de producție, atât prin maturitatea digitală, cât și prin penetrarea tehnologiei. Deși tehnologia este disponibilă pentru gestionarea facilitățiilor, mai multe obstacole au inhibat adoptarea acesteia, cum ar fi lipsa competențelor digitale în rândul angajaților, alte priorități pentru leadership și concentrarea pe reducerea continuă a costurilor. Acești factori au făcut ca piața de externalizare a Managementului Facilităților să devină atractivă pentru furnizorii de top care au fost deja angajați, direct sau indirect, în astfel de funcții. Mai mulți operatori și-au dezvoltat o ofertă foarte vastă de Servicii de Management Integrat al Facilităților, în efortul de a capta o cotă de piață mai mare.

Șase tendințe esențiale

Specialiștii din domeniu au identificat șase tendințe care oferă economii de costuri sau oportunități de îmbunătățire a productivității sau care ar putea transforma Managementul Facilitățiilor, în următorul deceniu. Întrucât atractivitatea fiecărei tendințe va depinde de nevoile și capacitățile organizației, tendințele sunt prezentate într-o manieră care să faciliteze evaluarea și compararea.

1. Externalizarea operațiunilor de gestionare a facilităților

Organizațiile își evaluează modelul de operare pentru a maximiza crearea de valori. Cu toate acestea, înainte de a externaliza administrarea facilităților către terți, companiile examinează mixul adecvat de Insourcing și Outsourcing bazat pe capacitate, cost și acoperire, iar mulți factori pot modifica ecuația.

  • Creșterea externalizării: Industria de Outsourcing a depășit acum 50% din piața totală a Managementului Facilităților în mai multe regiuni din lume, inclusiv Europa, Orientul Mijlociu și America de Nord.
  • Adopție bazată pe industrie: În companiile producătoare, Serviciile Soft, precum curățenia și amenajarea terenurilor, sunt categorii preferate pentru externalizare. Serviciile dificile, cum ar fi întreținerea echipamentelor de utilitate, sunt, de obicei, realizate tot In-house. Între timp, comerțul cu amănuntul, sectorul bancar și alte industrii care nu au producție proprie caută să-și optimizeze mai întâi modelul de operare prin echilibrarea exploatării și externalizării. Dacă beneficiile pe care le-au obținut nu sunt semnificative, unii jucători din aceste industrii optează pentru externalizarea completă a Magementului Facilitățiilor.
  • Penetrarea Managementului Integrat al Facilităților (IFM): IFM-urile captează o cotă de piață crescută în industria de externalizare a serviciilor, în special în America de Nord, unde acestea ocupă aproape 20% din categoria Outsourcing.

Implicaţii

Cost: Modelul dumneavoastră de operare este optimizat, însă concurența tot are o performanță mai bună a costurilor?
Avantaj competitiv: Managementul Facilităților oferă un avantaj competitiv față de alte organizații similare?
Capabilitatea organizațională: Compania are personal cu experiență în Managementul Facilitățiilor, cu cunoștințe intrinseci ale locației, precum și tehnicieni interni extrem de eficienți, care ar fi greu de replicat de către o companie terță? 

2. Valoare integrată și servicii conexe

Companiile explorează integrarea gestionării facilitățiilor și a serviciilor conexe, în efortul de a eficientiza managementul și de a îmbunătăți performanța. Această ofertă poate include următoarele funcții:

  • Imobiliare: Această categorie include toate serviciile legate de gestionarea tranzacțiilor, managementul de proiect și alte servicii.
  • Gestionarea facilităților: Toate sarcinile care sunt implicate în întreținerea unei facilități, cum ar fi mentenanța echipamentelor și servicii de construcții.
  • Gestionarea energiei: Activitățile se concentrează pe conservarea energiei, inclusiv retrofituri și modificări procedurale.
  • Întreținerea producției: Întreținerea echipamentelor de producție cuprinde zone precum stații de asamblare, echipamente de proces și stații de testare.
  • Servicii pentru angajați: Serviciile pentru angajați ar putea include săli de corespondență, centre de fitness, cafenele și servicii alimentare.

Implicaţii

Simplificarea procesului de luare a deciziilor, deoarece sunt implicate mai puține persoane.
O viziune cuprinzătoare a tuturor serviciilor cu mai puțini furnizori ușurează gestionarea acestor categorii.
Furnizorii care asigură Servicii Integrate pot deveni parteneri strategici pentru organizații.

Factorii care evaluează dacă organizația ar trebui să opteze pentru un aranjament cu un integrator de externalizare:

Cost: Costurile sunt mai mari decât valorile de referință pentru concurență?
Portofoliu geografic: Compania are o amprentă geografică diversă?
Portofoliul de proprietăți: Portofoliul de proprietăți este divers?
Capabilitatea organizațională: Funcția imobiliară are o capacitate sau capabilitate limitată?

3. Strategia locului de muncă

Strategia locului de muncă devine un instrument cheie pentru îmbunătățirea implicării și reținerii angajaților. Aceasta cuprinde mai multe categorii diferite:

  • Spațiu de lucru modular: Spațiile de lucru pot deveni mai modulare și bazate pe activități pentru a crește agilitatea și flexibilitatea odată cu schimbarea forței de muncă, în timp ce reduc spațiul fizic ocupat. 
  • Coworking: Coworking-ul oferă flexibilitate în selectarea tipului de spațiu utilizat și a perioadei de ocupare, ceea ce poate oferi economii de costuri.
  • Facilități de lifestyle: Facilitățile de lifestyle, cum ar fi yoga, meditație, creșă, săli de agrement și zone de somn au devenit caracteristici comune pentru a îmbunătăți experiența angajaților.
  • Design pentru wellness: Companiile pot investi în spații de lucru cu acustică, iluminat, mobilier și pardoseală atrăgătoare pentru angajați, printre alte caracteristici.

În mod special, tendințele din această categorie pot crește costurile de gestionare a facilităților (pentru companiile care aleg să investească mai mult în proiectarea spațiului de lucru), dar ar putea compensa indirect aceste cheltuieli cu o productivitate mai mare a angajaților.

Implicaţii

Atunci când iau în considerare strategiile forței de muncă, companiile trebuie să echilibreze implicarea angajaților și investițiile la locul de muncă.
Organizațiile caută din ce în ce mai mulți furnizori care să poată menține un loc de muncă aflat într-o continuă evoluție.

Factorii care ajută organizațiile să stabilească dacă reamenajarea locului de muncă este potrivit pentru ei:

Portofoliu geografic: Portofoliul geografic de facilități este fragmentat și în continuă schimbare cu locația clientului?
Productivitatea angajaților: Productivitatea actuală a angajaților este mai mică decât nivelurile comparative ale altor companii similare? Ar avea vreun impact asupra productivității un design bazat pe wellness?

4. Evoluția Internet of Things (IoT)

Adoptarea și implementarea de către Facility Manageri a echipamentelor compatibile cu tehnologia IoT depinde de o serie de tendințe și evoluții:

  • Eficiența energetică: Implementarea dispozitivelor IoT, precum senzori de mișcare pentru lumini și controale automate de temperatură, permite o transparență mai mare în utilizarea și gestionarea energiei.
  • Experiența ocupanților: Acest factor ar putea contribui la adoptarea IoT.
  • Tehnica de calcul: Costurile de transmitere a datelor determină dacă abordarea de Edge – Computing, Cloud sau de Calcul Hibrid este cea mai potrivită pentru organizație.
  • Proprietatea de Stack-uri: Companiile încearcă să dețină cât mai multe Stack-uri de IoT. Infrastructurile Hardware și / sau Software apar ca fiind modele preferate de proprietate.
  • Securitate: Securitatea rămâne în urmă în raport cu dezvoltarea dispozitivelor și platformelor IoT. 

Implicaţii

Companiile trebuie să-și actualizeze sau să-și modernizeze sistemele vechi înainte ca facilitățiile să poată beneficia de tehnologia IoT.
Scepticismul persistent cu privire la impactul IoT înseamnă că organizațiile vor trebui să dezvolte mai multe cazuri de utilizare pentru a demonstra efectul acestor tehnologii asupra experienței ocupanților.
Organizațiile ar trebui să ia în considerare parteneriatul cu furnizorii care au o viziune IoT End-to-End și capacitățile necesare pentru a transforma această viziune în realitate.

Executivii ar trebui să ia în considerare următorii factori pentru a determina dacă este momentul potrivit de a adopta IoT pentru gestionarea facilităților:

Cost: Costul conversiei IoT în facilității este comparabil cu cheltuielile curente de întreținere și operațiuni? 
Campion de schimbare: Inițiativele IoT au sponsori C-level dincolo de CIO?
Compatibilitatea dispozitivelor: Pot fi reamenajate sistemele pentru a acomoda tehnologia IoT?
Compatibilitatea sistemului: Sistemul de gestionare a clădirilor (BMS) este capabil să se integreze cu alte dispozitive și software-uri? Are organizația capacitățile de gestionare și de securitate a datelor necesare pentru a sprijini dispozitive echipate cu IoT?

5. Apariția roboților

Automatizarea robotică este soluția potrivită pentru a prelua sarcini repetitive și periculoase. Până în prezent, companiile asiatice și europene sunt lideri în ceea ce privește adoptarea roboticii, pentru servicii precum curățenie și securitate, iar adoptarea pe scară largă ar putea avea loc în următorul deceniu.

Sarcini repetitive: Activitățile care urmează același proces de fiecare dată, cum ar fi măturarea podelelor, sunt oportunități principale pentru integrarea roboților în operațiuni. În prezent, mai multe companii proiectează și construiesc roboți pentru a automatiza sarcini repetitive, cum ar fi spălarea automată și cosirea gazonului.
Sarcini periculoase: Utilizarea roboților pentru anumite locuri de muncă – de exemplu, patrule de securitate sau curățarea canalelor HVAC – ar putea permite companiilor să reducă costurile și riscurile.

Implicaţii

Aplicațiile de automatizare a proceselor robotice sunt încă în stadii incipiente în industria gestionării facilitățiilor.
Sarcinile repetitive și periculoase de gestionare a facilitățiilor sunt esențiale pentru perturbarea roboților.
Organizațiile pot pilota roboți pentru sarcini repetitive sau pot face parteneriate cu furnizorii care au expertiză în implementarea și întreținerea roboților.

Factorii de evaluat pentru a stabili dacă este momentul potrivit de a investi în automatizarea robotică:

Cost: Costul deținerii sau închirierii unui robot este mai mic decât costurile curente?
Sprijin pentru piață: A fost creat un lanț de furnizare de servicii pentru echipamente?
Eficiență: Calitatea muncii este similară sau mai bună decât procesele actuale?

6. Realitatea Augmentată

Marii jucători din domeniul tehnologic dezvoltă în prezent soluții AR End-to-End care au potențialul de a transforma Managementul Facilităților.

  • Hardware: Smartphone-urile și tabletele sunt dominante pe piața Hardware, în timp ce dispozitivele Wearable încă ating niveluri scăzute de penetrare a pieței.
  • Sursa de conținut: Informațiile sunt limitate la conținutul extras din manualele de întreținere și prin interacțiunea utilizatorilor. Sursele de conținut de la dispozitivele bazate pe IoT sunt, de asemenea, în stadii incipiente și ar fi – în mod ideal – îmbunătățite în continuare prin datele colectate de la senzorii IoT.
  • Interacţiune: Informațiile pot fi vizuale, instructive sau interactive. Tehnologiile se dezvoltă în toate domeniile, dar vizualizarea este în prezent cea mai matură.
  • Mapping: În timp ce maparea este în continuare limitată la urmărirea spațială, tehnologiile bazate pe markeri și impunerea formei continuă să se dezvolte.
  • Kit de dezvoltare software: SDK-urile sunt bine dezvoltate pentru aplicațiile de consum, cum ar fi jocurile video, dar sunt încă în fazele incipiente în ceea ce privește aplicațiile de administrare a facilitățiilor.

Implicaţii

Realitatea Augmentată se află încă în primele etape ale dezvoltării în ceea ce privește aplicațiile pentru industria de Facility Management.
Organizațiile ar trebui să se coordoneze în mai multe funcții pentru a utiliza tehnologia AR cât mai eficient.
Companiile ar trebui să lucreze cu parteneri care sunt implicați activ cu furnizorii de AR și tehnologii pilot atunci când piața este gata cu o soluție.

Factori de evaluat pentru a determina dacă este momentul potrivit pentru implementarea AR:

Sprijin pentru piață: A fost stabilit lanțul de furnizare a Serviciilor de Hardware, Software și Conținut?

Infrastructura IT: A fost dezvoltată infrastructura IT pentru a sprijini tehnologia AR pe câteva aplicații controlate?

ROI: Tehnologia are un ROI bun atunci când se ia în considerare timpul tehnic, numărul de vizite, siguranța și ușurința în utilizarea procesului?

Nivelul de calificare a forței de muncă: Este forța de muncă actuală suficient de aptă din punct de vedere tehnologic?

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here