Noile medii și strategii de lucru aduc numeroase oportunități și beneficii, însă, totodată, dau naștere și unor noi provocări, una dintre ele fiind problema securității. Totuși, acesta poate fi rezolvată foarte ușor, cu echipamentul potrivit.

Mediul de lucru s-a schimbat radical în ultimii ani, iar locurile de muncă în 2018 sunt spații în care se promovează lucrul pe bază de activitate (activity-based work sau ABW).

Hot desking-ul și accesul la distanță sunt cuvinte pe care le auzim adesea, dar ce înseamnă în realitate acești termeni? Când vine vorba de ABW, răspunsul este dat chiar de numele termenului. Este vorba despre o practică care vizează o varietate de medii de lucru, fiecare fiind adaptat tipului particular de muncă desfășurat – separeuri, spații individuale de lucru sau birouri mai mari, pentru colaborare și sesiuni de brainstorming.

Hot desking-ul, pe de altă parte, reprezintă furnizarea de birouri care sunt configurate pentru a fi utilizate de mai mulți utilizatori – astfel încât muncitorii aflați la distanță sau cei care vin în birou în mod sporadic să aibă un birou pe care îl pot folosi atunci când vor să lucreze. Acestea pot fi de asemenea folosite de angajații care se află în spațiul de lucru tot timpul, dar care lucrează de la diferite stații de lucru în funcție de sarcina care le-a fost desemnată.

Avantajele hotdesking-ului sunt destul de variate. În primul rând, acest tip de activitate ajută la economisirea cu imobilele și reduce amprenta afacerii. În loc de spațiu pierdut cu birouri amenajate și nefolosite în proporție de 100% din timp, hot desking-ul face posibil ca mai mulți angajați să folosească aceleași facilități de lucru, la momente diferite. Astfel, sunt reduse costurile echipamentelor și, de asemenea, se permite reducerea dimensiunilor spațiului unei clădiri de birouri, păstrând în același timp productivitatea la un nivel maxim.

De asemenea, hot desking-ul înseamnă că angajații nu mai sunt legați de același birou, în aceeași parte a clădirii. Mutarea continuă în clădirea de birou oferă fluiditate socială și permite angajaților să colaboreze și să comunice cu oameni noi, să colaboreze cu alți membri ai personalului, să lucreze și să înțeleagă responsabilitățile departamentelor și angajaților cu care nu s-au confruntat anterior.

Totodată, hot desking-ul reprezintă și o modalitate foarte bună de a ordona spațiul de birou. În loc să acumuleze numeroase obiecte și deșeuri, cum se întâmplă adesea atunci când o persoană este staționată în aceeași poziție pentru o perioadă lungă de timp, însăși natura sistemului de hot desking înseamnă că tot ce trebuie să ia o persoană cu el sunt device-urile portabile (smartphone, laptop, tableta, etc.), apoi poate pleca liniștit.

Fiind capabil să-ți alegi mediul de lucru în orice zi înseamnă că poți alege și tipul de mediu de lucru care este cel mai potrivit pentru acea ocazie. Unii oameni vor prefera mereu locurile liniștite sau retrase în care să lucreze, în timp ce alții preferă o atmosferă mai sociabilă și plină de viață. Marea majoritate a angajaților vor avea preferințe diferite, în funcție de natura sarcinilor pe care le au de îndeplinit.

Hot desking-ul implică un spațiu de lucru modern, asta înseamnă că orice afacere care vrea să implementeze acest mediu de lucru va trebui, de asemenea, să treacă toate sistemele sale de afaceri în Cloud, astfel încât angajații să aibă acces la tot ce au nevoie de la distanță. Acest lucru presupune și un nivel de autonomie pentru fiecare angajat, care le poate oferi, de asemenea, un sentiment crescut de mândrie și responsabilitate pentru sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească.

Totuși, pentru toate beneficiile acestui mod de lucru există, în mod natural, și câteva dezavantaje. În afară de faptul că nu au un spațiu de stocare permanent, iar angajații trebuie să transporte cu ei în permanență aparaturile de care au nevoie, există și problema deconectării. Fără un loc permanent dedicat într-un spațiu de lucru, un angajat își poate pierde sentimentul de apartenență și de a face parte dintr-o echipă. Cel mai evident dezavantaj este problema securității. În cazul în care persoane diferite folosesc aceleași aparaturi sau echipamente la un moment dat sau care transportă componente individuale de echipamente care sunt apoi conectate la servere sau la intranet de la diferite birouri, cum se pot păstra informațiile și fișierele în siguranță? Atunci când oamenii lucrează tot timpul în spații diferite, de unde știi cine are acces unde și când?

În aceste cazuri, soluția poate veni sub forma unor chei electronice. Astfel de structuri organizaționale în continuă schimbare, cum ar fi cele care utilizează sistemul de hot desking, în combinație cu utilizarea sporită a contractorilor sau a angajaților temporari, exercită o mare presiune asupra celor responsabili pentru securitatea într-o clădire de birouri.

Sistemele de chei electronice programabile sunt livrate alături de software-ul de stocare Cloud, pentru o gestionare mult ușoară.

Beneficiile cheilor programabile includ:

– Riscurile minime asociate cheilor pierdute
– Flexibilitatea de a gestiona cerințele de acces în continuă schimbare
– Instalare ușoară – nu este necesară cablarea
– Trasarea de audit
– Eficiența costurilor.

Un sistem robust și bine conceput, programabil, permite utilizarea cheii pentru până la 30.000 de deschideri sau cu trei ani înainte ca bateria să fie înlocuită.

Sistemele de chei electronice sunt foarte eficiente, deoarece acestea pot să atribuie drepturi de acces permanent sau temporar titularului cheii și pot fi programate pentru fiecare persoană. Drepturile de acces temporare pentru contractori, angajați la distanță și furnizori externi de servicii pot fi atribuite rapid și ușor.

Totodată, nu mai există o problemă de securitate în ceea ce privește cheile pierdute, deoarece acestea pot fi revocate electronic în orice moment. Actualizările și modificările drepturilor de acces pot fi transferate pe chei prin intermediul dispozitivelor de programare sau direct prin telefonul mobil.

Schimbarea practicilor de lucru aduce nenumărate avantaje, dar și noi provocări. Astfel, hot desking-ul le oferă angajaților libertate și autonomie, iar companiile pentru care aceștia lucrează obțin o forță de muncă mai mobilă, reducând totodată costurile și cerințele de spațiu. Cu ajutorul unor sisteme de chei electronice programabile, dezavantajul preocupărilor de securitate este eliminat, oferind atât angajaților, cât și întreprinderilor un sentiment de siguranță.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here