Managerul de schimbare (n. red. Change Manager sau CM) joacă un rol important în ceea ce privește relocarea locului de muncă și suportul pentru acest proces.

Astfel, în ultimele luni care au condus la relocare, managerul de schimbare va colabora cu echipa de lucru pentru relocare, astfel încât să revizuiască atribuirea sarcinilor, planul de mutare și pregătirea pentru prima zi și pentru prima săptămână în noul loc de desfășurare a activității. Principalele domenii de interes pe care managerul de schimbare le va sprijini includ: transferul de cunoștințe, analiza diferențelor (disponibilitatea schimbării), continuitatea activității, revizuirea volumului lucrărilor pregătitoare și relocarea subiectelor de interes.

TRANSFERUL CUNOAȘTERII (Transfer of knowledge)

Managerul de schimbare va ajuta la procesul de transfer de cunoștințe către personal și va sprijini fluxul de relocare prin activitățile de schimbare. Aceste activități ar putea fi livrate față în față sau prin ghiduri de asistență pentru noul mediu care ar putea fi puse la dispoziție pe pagina de intranet a proiectului. Managerul de schimbare continuă transferul de cunoștințe către personal și gestionarea așteptărilor angajaților cu privire la procesul de relocare prin colaborarea cu managerii unităților de afaceri și alți specialiști în relocare din cadrul companiei. Aceștia oferă reasigurare tuturor grupurilor implicate, în special celor din zonele critice ale misiunii, și asigură că există planuri de retrogradare, în cazul în care apar probleme majore.

De asemena, managerii de schimbare va promova în rândul angajaților ideea că vor exista întotdeauna unele „probleme de adaptare” atunci când se vor muta într-un mediu de lucru nou; ei vor furniza un calendar aproximativ pentru acest lucru și vor preciza că astfel de probleme vor fi tratate cu promptitudine, adică prin intermediul personalului de asistență de prima zi.

ANALIZA DECALAJULUI

Prin activitatea de analiză a decalajelor pe care managerul de schimbare a efectuat-o în ultimele luni, vor exista o serie de noi procese și practici de sprijin pentru prima zi planificată după relocare. Managerul de schimbări a lucrat pentru a susține longevitatea noului loc de muncă prin încurajarea angajaților să interacționeze cu acesta, să înțeleagă principiile fundamentale de proiectare și să găsească modalități de optimizare a performanței noii facilități. Până în acest moment, a existat o amplă dezvoltare a unor noi proceduri de lucru pentru durabilitate și sustenabilitate. Procesul de analiză a decalajelor ar fi trebuit să fie întreprins strict la fiecare două săptămâni de-a lungul programului de schimbare, cu toți conducătorii de fluxuri de lucru și echipele acestora.

ÎNȚELEGEREA NEVOILOR DE CONTINUITATE A AFACERII PENTRU RELOCARE

Managerul de schimbare va introduce procesul de continuitate a afacerii într-o întâlnire, înainte de a trimite un chestionar. Chestionarul privind continuitatea activității trebuie revizuit prin fluxurile de schimbare, relocare și IT și integrat în planificarea relocării. Managerul de schimbare va depista orice riscuri de afaceri identificate în timpul programului de schimbare. Managerul de schimbări responsabil de relocare va trimite chestionarul privind continuitatea afacerii campionilor de mutare ( n. red. moving champions) pentru a le completa.

Acest chestionar se va concentra asupra echipelor care nu se pot muta în același timp cu colegii lor în ziua relocării și solicită campionilor de mutare să ia în considerare această situație și să informeze responsabilii din zonele în care există restricții.

Chestionarul poate fi împărțit în opt sau mai multe subiecte (acestea vor fi relevante pentru afacerea dumneavoastră.) și trebuie să capteze toate restricțiile posibile și toate restricțiile de afaceri deja cunoscute în timpul unei zile standard.

Odată ce chestionarul privind continuitatea afacerii și pentru echipele cu restricții a fost returnat, grupul de lucru responsabil cu relocarea va stabili o întâlnire pentru a discuta în detaliu cerințele fiecărei echipe. Aceste informații vor fi documentate și incluse în procesele centrului de comandă, toate centrele de comandă (inclusiv furnizorii externi) fiind conștienți de scenariile de relocare convenite pentru echipe.

VOLUMUL LUCRĂRILOR DE PREGĂTIRE FINALIZATE

Managerul de schimbare va lucra cu echipele de relocare și de servicii de workplace în ultimele luni de activitate înainte de relocare, pentru a asigura finalizarea volumului lucrărilor pregătitoare pentru noul loc de muncă. Punctele de discuție și impacturile vor fi prelucrate și încheiate.

Managerul de schimbare va verifica dacă volumul de informații despre menaj, proiectare și schimbare de proces a fost comunicat angajaților (așa cum va fi considerabil) și că nu există goluri de comunicare. Totodată, CM-ul va angaja personalul în planificarea zonelor lor, odată ce vor aceștia au înțeles contextul a ceea ce li se cere, și vor ajuta echipa de relocare și personalul să dedice timp și o abordare planificată pentru a derula activitățile în ordinea corectă.

Managerul de schimbare va sprijini comunicarea ideii că este responsabilitatea întregului personal de a evalua modificările de menaj și de proces necesare și că este responsabilitatea fiecăruia să planifice logistica necesară în prima zi la noul loc de muncă.

TEMATICILE PRIVIND RELOCAREA

Managerul de schimbare va desfășura un workshop cu echipa de relocare, pentru a determina subiectele privind care compania va avea nevoie de informații. Aceste subiecte pot include:

Suportul de comunicare pentru ultima săptămână până la relocare:

– internetul și alte depozite de informații, cum ar fi formularele FAQ, sunt actualizate
– desfășurați unui briefing final cu echipele (inclusiv cu managerii unităților de afaceri și campionii de mutare / conducătorii de schimbare)
– emiteți instrucțiuni despre produse, liste de verificare și orice memento-uri de ultim minut cu privire la ziua de ambalare și prima zi la noul sediu
– asigurați-vă că au fost organizate toate activitățile finale de curățare
– răspundeți oricărei solicitări ale tuturor angajaților sau managerilor de unități / moving champion
– asigurați-vă că toate materialele de asistență din prima zi sunt pregătite, inclusiv semnele temporare, „întâmpinați noul dumneavoastră birou” și fișele UAT (testul de acceptare de către utilizatori), planurile de etaj și ajutoarele de orientare
– emiteți ultimele buletine înainte de mutare
– actualizați registrul de probleme.

Suport de împachetare în ultima zi:

– transmiteți ultimele memento-urilor de e-mail către angajați la prima oră a dimineții
– vizualizați și răspundeți la toate interogările de e-mail și telefon
– actualizați formularele FAQ odată ce apar noi întrebări
– actualizați registrul de probleme, după cum este necesar;
– scrieți un draft de e-mail pentru a notifica sponsorul proiectului (sau oricui este considerat necesar) prin care anunțați că toate pregătirile au fost finalizate și că afacerea este pregătită să schimbe locația conform planului.

Prima zi / săptămână în noul loc de muncă:
– verificați că totul merge conform planului, asistați de centrele de specialitate
– verificați că toate birourile au o foaie UAT sau un „memento de verificare” pentru ce are fiecare de făcut
– vizualizați și răspundeți la toate e-mailurile și interogările telefonice
– actualizați registrul de probleme, după cum este necesar
– faceți un draft de e-mail pentru a anunța sponsorul proiectului și PCG că mutarea a fost efectuată cu succes
– trimiteți-le un e-mail angajaților de „bine ați venit la noul loc de muncă”, inclusiv link-uri către domenii de informare relevante
– asistați managerii unităților de afaceri și campionii de mutare / liderii de schimbare cu sarcini precum:
-coordonarea despachetării echipamentelor echipelor
-coordonarea aranjării sau consolidarea cutiilor (și asigurarea că acestea sunt puse în zona potrivită)
-asigurarea că echipele verifică echipamentele PC / de tipărire / telefon etc.
-asigurarea că echipele au testat sistemul de securitate a accesului
-confruntarea cu orice probleme sau sarcini pe care echipa de proiect trebuie să le rezolve.
Predarea documentației și briefing-ul intern:

– transmiterea completă a procesului operațional și a procedurilor relevante pentru instalație
– dezvoltarea și livrarea prezentărilor pentru grupurile interne cheie, inclusiv campionii de mutare și lideri de schimbare;
– să comunice personalului modul de rezolvare a problemelor după închiderea proiectului (prin serviciile de la locul de muncă și IT).

VALIDAREA SUCCESULUI RELOCĂRII

Managerul de schimbare va lucra cu fluxul de relocare pentru a valida succesul eforturilor în planificarea relocării, examinând nivelul de acceptare și măsurarea problemelor de adaptare la noul mediu.

Dacă ambele dintre aceste două proceduri de validare se dovedesc a fi de succes, atunci puteți spune că relocarea dumneavoastră a fost bine planificată și executată. Cu toate acestea, nu uitați că în planificarea unei relocări există peste 80 de activități distincte care ar trebui întreprinse pentru a vă asigura că nu ratați nimic; planificarea este de 80% din muncă.

Măsurarea succesului programului de relocare și validarea succesului eforturilor se poate face numai dacă personalul și liderii acestora au o înțelegere aprofundată a schimbărilor și a impactului lor posibil. Acest lucru necesită timp – așa că asigurați-vă că aceste lucruri au fost întreprinse cu mai bine de o lună înainte de relocare.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here