Atunci când vine vorba de optimizarea spațiului imobiliar, managerii de facilități din ziua de astăzi se află adesea prinși între conducerea superioară a companiei, care de obicei are în vizor pragul de rentabilitate și resursele umane, care susțin că un spațiu deosebit este esențial pentru atragerea și păstrarea celor mai talentați angajați.

Până de curând, departamentul HR era destul de predispus să piardă acest argument. În schimb, astăzi, schimbarea demografiei forței de muncă și a solicitărilor angajaților pentru un spațiu de lucru centrat pe om, în care designul bine gândit și tehnologia integrată în clădire sprijină angajații – și nu invers – a condus la o mai mare concentrare asupra maximizării eficienței spațiului în care muncitorii își desfășoară activitatea

Rezultatul? Locul de muncă din ziua de astăzi este mult mai probabil să fie format dintr-un amestec de spații deschise, camere de liniște și zone de lounge, decât din rândurile clasice de birouri standard.

Cu toate acestea, prea multe companii încă își configurează zonele de lucru bazându-se pe presupuneri și, uneori, pe decizii nesănătoase („Șeful spune că avem nevoie de o sală de conferințe mare, deci dorim o sală de conferințe mare, chiar dacă nu este folosită vreodată”).

Această abordare duce, în mod inevitabil, la crearea un spațiu utilizat prea puțin sau neutilizat chiar deloc, ambele situații însemnând că rămâneți pe cap cu spațiu imobiliar risipit și bani irosiți.

În plus, datorită modificărilor recente ale regulilor, care le impun acum companiilor să raporteze costul leasingului și, prin urmare, întreaga datorie imobiliară în bilanțurile lor, înseamnă că investitorii vor avea o vizibilitate mai mare ca niciodată asupra cifrelor.

Acest lucru va pune, fără îndoială, mai multă presiune asupra companiilor pentru a demonstra modul în care clădirile lucrează pentru organizație și pentru implementa rapid schimbări atunci când cifrele arată că o soluție implementată nu funcționează.

Din fericire, noile tehnologii oferă o modalitate prin care managerii de instalații pot aborda aceste probleme și pot lua decizii obiective bazate pe nevoi reale, nu pe baza unor presupuneri nefondate. Implementarea tehnologiilor bazate pe senzori poate măsura gradul de ocupare real al unui spațiu, poate oferi date care pot fi acționate, ce pot reduce spațiul imobiliar irosit și, în cele din urmă, pot să economisească bani pentru companie.

Pentru a oferi un exemplu despre cum ar putea funcționa acest lucru, să presupunem că șeful unei companii insistă asupra realizării unei săli mare de conferințe. Prin plasarea senzorilor în întreaga cameră, managerii de instalații pot demonstra în mod concludent că sala de conferințe nu este de fapt utilizată în proporție de 90% din timp. Și chiar și atunci când aceasta este utilizată, de obicei sunt prezente doar șase persoane, nu 24, câte poate acomoda sala.

Asta înseamnă că șeful nu poate primi ce își dorește? De fapt, datele generate de senzori le pot permite administratorilor de facilități să modifice spațiul respectiv într-un mod care oferă flexibilitate maximă.

Prin utilizarea unor soluții de proiectare modulare, inclusiv pereți retractabili, ajustările la acea sală de conferințe mare pot fi făcute rapid și ușor. Acest lucru permite ca spațiul să fie funcțional tot timpul, permițându-i în același timp șefului să aibă o sală de conferințe mare dacă și când va avea nevoie de ea.

Aplicații similare în alte părți ale spațiului de birou pot ajuta o afacere să-și reevalueze amprenta fizică și să facă modificări pe parcursul activității, care vor ajuta la o mai bună satisfacere a nevoilor de zi cu zi și la eficientizarea funcționalității spațiilor disponibile.

Managerii beneficiază de posibilitatea luării unor decizii mai informate, în timp ce membrii echipei se simt mai sprijiniți și, astfel, mai fericiți și mai puțin stresați atunci când se află într-un spațiu destinat să-i ajute să își desfășoare sarcinile cât mai eficient. Această combinație duce la o productivitate sporită a angajaților – o creștere imensă a rentabilității totale a investiției, ce va depăși cu mult economiile imobiliare.

Tehnologiile bazate pe senzori pot juca, de asemenea, un rol-cheie în a le permite companiilor să testeze eficiența unui nou design spațial sau chiar a unei noi instalații de mobilier înainte de a se angaja să implementeze aceste modificări la nivelul întregii organizații. Acest lucru este deosebit de important pentru firmele care au locații multiple.

Poate la fel de important, datele de la locul de muncă furnizate de senzori pot avea o valoare neprețuită când vine vorba de planificarea spațiului dincolo de cel pe care compania îl ocupă în prezent. Dacă în cadrul ecuației pot fi incluse date reale privind ocuparea curentă și utilizarea spațiului, precum și nevoile de creștere anticipate, companiile se pot poziționa mai bine pentru viitoarele renovări sau achiziții de spații imobiliare.

Totodată, un alt factor important este faptul că informațiile pe care le primiți de la datele colectate de senzori sun disponibile, în mod normal, instantaneu. Fără utilizarea tehnologiei, acest tip de date ar putea necesita câteva luni de zile pentru a fi observate și analizate.

În plus, este de remarcat faptul că datele colectate de senzori nu încalcă în niciun fel intimitatea personală, care este întotdeauna o preocupare atunci când vine vorba de implementarea tehnologiilor de monitorizare. Deoarece urmăresc activitatea de lucru și nu angajații în sine, senzorii măsoară pur și simplu modul în care se utilizează un spațiu fizic.

Cu toate acestea, ei le oferă managerilor o perspectivă mai amplă asupra modului în care echipele de lucru îndeplinesc sarcini specifice. Aceste date pot fi ulterior puse în aplicare pentru a ajusta spațiul de lucru într-un mod care să sprijine mai bine atât angajații, cât și produsul de lucru, permițând în același timp schimbarea configurațiilor în funcție de necesități.

Deși poate părea contraintuitiv, strategiile de design pe termen lung ale locurilor de muncă funcționează cel mai bine atunci când utilizează configurații pe termen scurt, care pot fi ajustate pentru a răspunde nevoilor în schimbare.

Ca urmare, soluțiile modulare de proiectare care permit reconfigurarea rapidă a spațiului în funcție de necesități, permit spațiului respectiv să rămână funcțional și eficient în timp. Pur și simplu, locurile de muncă rămân relevante pentru mai multă vreme atunci când sunt dinamice, trăiesc și cresc împreună cu oamenii care le ocupă.

Implementarea acestui tip de loc de muncă ”agil” duce optimizarea spațiului imobiliar la un cu totul alt nivel. Deoarece nu mai este static, un astfel de spațiu de muncă sprijină cu adevărat și reflectă persoanele care lucrează acolo, precum și produsul lor de lucru. De asemenea, le permite managerilor de facilități să aibă un control mai bun asupra balanței delicate dintre ceea ce își ”dorește” compania și ceea ce are ”nevoie” compania.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here