Managerii de facilități și alții sunt însărcinați să inoveze un nou tip de spațiu de lucru pentru a răspunde schimbărilor dinamice ale birourilor din vremurile noastre, unde zilele în care angajați lucrează între 9 și 5, într-o singură locație, au dispărut demult. În școli, universități, spitale și alte instituții, managerii de facilități trebuie să se adapteze noilor realități: aranjamente de lucru flexibile, profesioniști care își petrec majoritatea timpului cu oamenii pe care îi servesc și nevoile temporare de spațiu ale profesorilor adjuncți, profesioniștii din domeniul sănătății care vizitează site-ul, etc.

O abordare care s-a dovedit a fi eficientă în reducerea costurilor imobiliare și a impactului asupra mediului este ”Hot Desking-ul” sau ”Hoteling-ul”, care le permite angajaților să își rezerve birourile în funcție de necesități, în loc să le fie destinat un loc specific. În timp ce această abordare sprijină, de asemenea, stiluri de lucru flexibile și agile, au existat plângeri cu privire la modul în care a fost pusă în aplicare. Printre cele mai des întâlnite reclamații se numără: timpul pierdut pentru a urmări birourile sau alte resurse, dificultăți în a găsi colegii cu care trebuie să vă conectați, lipsa posibilității de a personaliza propriul spațiu și multe altele.

Experiența slabă a angajaților nu este o compensare acceptabilă pentru economiile de costuri și, în cele din urmă, va afecta linia de jos a instituției – și de multe ori reputația acesteia. Experiența angajaților este importantă în atragerea și păstrarea talentului de top și crearea unui sentiment de bunăstare, care poate crește productivitatea, reducând în același timp absenteismul. Totuși, lucrurile nu se opresc acolo. Frustrarea sau nemulțumirea angajaților poate fi reflectată și în interacțiunile personalului cu persoanele pe care compania dumneavoastră le servește.

Managerii de facilități sunt responsabili pentru crearea unei experiențe excepționale a angajaților, precum, și pentru promovarea productivității și colaborării. Cu toate că atingerea acestor scopuri – împreună cu satisfacerea nevoilor financiare ale instituției – poate fi destul de dificilă, administratorii, suficient de inventivi, au aplicat cele mai bune practici care le-au permis să aibă succes.

Iată cinci dintre cele mai bune practici care fac diferența:

  • Implicați toate părțile interesate din prima zi.

Creați o forță de lucru care să reprezinte toate părțile interesate, de-a lungul tuturor departamentelor și funcțiilor, pentru a lua în considerare și a identifica nevoile angajaților, care să organizeze sesiuni de Brainstorming, pentru proiectarea unui spațiu de lucru eficient și a unui mediu propice pentru Hot-Desking. Implicați-i pe acești reprezentanți pe tot parcursul procesului, de la identificarea problemelor, până la implementare și evaluare. Feedback-ul lor va fi esențial pentru a vă ajuta să evitați potențialele greșelile și să mergeți pe calea cea bună încă de la început, iar acestea vor fi, de asemenea, o sursă cheie de sprijin pe măsură ce veți face schimbări în întreaga organizație.

  • Oferiți-le angajaților control asupra mediului lor.

În mediul de astăzi orientat către consumatori, angajații vor să simtă că ei se află la ”volan”. Preveniți potențialele probleme ale sistemului de Hot-Desking, permițându-le angajaților să își găsească și să își rezerve spațiile și resursele, în avans, folosind tehnologiile de planificare a resurselor. Acest lucru îi va ajuta să se asigure că tot ceea ce au nevoie va fi pregătit pentru ei atunci când vor veni la serviciu, evitând incertitudinea și timpul pierdut, urmărind spațiul de lucru și alte resurse, cum ar fi săli de conferințe, echipamente AV, catering etc. Astfel, le veți oferi autonomie asupra locului în care stau și le veți permite să caute un coleg sau o echipă specifică urmărind planul etajului, astfel încât să poată găsi cu ușurință oamenii și lucrurile de care au nevoie, pentru a-și efectua sarcinile cât mai eficient. Asigurați-vă că întreg procesul este ușor, permite autoservirea și funcționează de oriunde prin intermediul dispozitivelor mobile.

  • Utilizați Design-ul Inteligent pentru obiectivele organizaționale suplimentare.

Managerii de facilități pot susține obiective instituționale, cum ar fi productivitatea crescută, colaborarea și inovarea, prin proiectarea inteligentă a spațiului de lucru. De exemplu, locul  în care un angajat stă îi poate afecta performanța și modul în care colaborează cu alții. O companie de comerț electronic din Coreea de Sud a reușit să crească ofertele cu 25% și veniturile zilnice cu peste 40%, prin schimbarea aranjamentelor de ședere, potrivit unui studiu de cercetare realizat de Sunkee Lee, profesor asistent de teorie și strategie organizațională din cadrul Tepper School of Business. Fiind așezați lângă oameni noi, angajații au avut conversații diferite, au învățat lucruri noi și au putut să creeze conexiuni noi care să le stimuleze creativitatea, fapt ce a contribuit la creșterea performanței. Steve Jobs și-a dat seama de puterea pe care o pot aduce conexiunile informale, neplanificate, între angajați, și a construit oportunitatea acestui tip de “Planned Serendipity” („Noroc Planificat”), prin poziționarea toaletelor departe de zonele în care lucrează angajații, astfel încât să trebuiască să treacă pe lângă colegii lor și să aibă oportunitatea de a iniția discuții. 

Instituțiile pot construi reguli în instrumentele lor de planificare a resurselor, care încurajează angajații să stea în diferite locații, pentru a promova moduri noi de gândire și performanță sporită. 

  • Puneți la dispoziție spațiul de lucru potrivit pentru sarcina potrivită.

De la o zi la alta sau chiar de la oră la oră, nevoile angajaților se schimbă pentru a răspunde cerințelor sarcinilor lor. Fie că este vorba despre un spațiu liniștit pentru cercetare, o sală mică pentru consultații cu studenții, sau cu pacienții și familiile acestora, un spațiu creativ, cu mese, table de scris și fotolii pentru Brainstorming, sau o cabină de dormit, pentru a prinde câteva minute de odihnă – managerii de facilități pot proiecta diferite spații pe care angajații le pot utiliza, în funcție de sarcina pe care o au de îndeplinit. Această abordare de lucru bazată pe activități, le va permite angajaților să aibă acces la resursele cu spațiul de care au nevoie, pentru a-și îndeplini obiectivele.

  • Analizați utilizarea spațiului.

Nu există o modalitate mai bună de a ști dacă spațiul și resursele dumneavoastră sunt bine utilizate, decât prin intermediul analizelor. Aflând că anumite spații sau facilități sunt subutilizate sau suprautilizate, puteți efectua ajustări în consecință, cum ar fi reducerea numărului de zone de liniște, pentru a avea mai mult spațiu destinat sălilor de conferințe, capsule de somn sau pentru a crea un cu totul alt tip de spațiu. Ar trebui să analizați nivelul de utilizare a camerelor și a resurselor în mod continuu, pentru a răspunde cât mai eficient la nevoile în schimbare ale locului de muncă. 

Managerii de facilități se confruntă cu sarcina provocatoare de a ține pasul cu natura schimbătoare a modului în care se efectuează munca,cu evoluția nevoilor forței de muncă și cu realitățile constrângerilor bugetare din școli, universități, spitale și alte instituții. Utilizarea cât mai eficientă a spațiului existent, în timp ce vă adresați nevoilor angajaților poate fi un act de echilibrare, însă, prin implementarea practicilor potrivite – cum ar fi rezervarea cu autoservire, proiectarea inteligentă a locului de muncă și munca bazată pe activități – managerii de facilități pot crea medii în care angajații prosperă, iar obiectivele organizaționale sunt îndeplinite.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here