Contractele de securitate sunt pentru organizație bugetul de unde se reduce de cele mai multe ori.
An după an, vi se poate cere să reduceți cheltuielile, dar cele mai multe dintre cheltuielile sunt, probabil, muncă și doar foarte puține materiale.
Datele introduse într-un sistem de referință pot fi utilizate pentru a arăta îmbunătățirile sau chiar modificările nivelurilor de servicii.
Analiza comparativă este un proces simplu, care poate arăta valoarea funcției de securitate în organizație și ceea ce s-a făcut în timp.
Fără o evaluare comparativă bună, nu s-ar putea realiza ce costuri de securitate pot fi reduse, ce servicii de securitate utilizează alții, sau cele mai bune practici care ar putea avea cel mai mare impact asupra îmbunătățirii operațiunilor dumneavoastră de securitate.
Noi am folosit exemple din reperele FM pentru a ilustra cât de ușor ar trebui să fie procesul; acest tip de abordare va produce rapoarte-cheie în timp minim.
În exemplul următor, am evaluat performanța de securitate și am remarcat “cele mai bune practici” ce au fost puse în aplicare în 2010.
Apoi, rezultatele de analiză comparativă au fost folosite pentru a arăta domeniile de perfecționare; acestea, la rândul lor au fost folosite pentru a justifica punerea în aplicare a altor bune practici care ar îmbunătăți operațiunea de securitate.
Concentrați-vă asupra KPI (indicatori-cheie de performanță) pentru valorile de securitate care trebuie evaluate:
Costul de securitate pe suprafața brută
Cele mai bune practici de securitate
Procesul simplu este:
Uită-te la costurile noastre de securitate etalonate pentru 2010.
Determină care sunt cele mai bune practici care ar trebui puse în aplicare în 2011.
Pune în aplicare cele mai bune practici recomandate în 2011.
Revedeți costurile evaluate în 2011 pentru a vedea modul în care cele mai bune practici puse în aplicare au afectat performanța noastră.
Figura 1 arată performanța noastră de securitate în comparație cu grupul nostru asemănător de la alte birouri de management.
Acest lucru vă permite să vedeți modul în care structura noastră se compară cu alte clădiri de birouri.
Există 169 de clădiri în acest grup cu un cost mediu de securitate de 1,19 $ pe metru pătrat.
Performanța costurilor clădirii noastre este în al patrulea grup cu un cost brut de securitate de 1.33 $ pe metru pătrat.
Performanța, din perspectiva costurilor nu este bună, astfel încât există oportunități semnificative de îmbunătățire.
Prin căutarea de date de analiză comparativă în acest mod și compararea a două tipuri similare de facilități, veți fi capabili să luași decizii inteligente bazate pe date faptice.
În primul rând, rețineți că linia este relativ plată. Acest lucru ne spune ceva despre funcțiile de securitate din cadrul organizației etalonate.
Cu câteva excepții minore, toate, probabil, plătesc o sumă similară pentru securitate.
Figura 1 – Costul de securitate pe suprafață pentru 2010 – furnizat de REPERE FM
Filtre: Tipul de clădire (Birou)
Să ne uităm la cele mai bune practici puse în aplicare și să le comparăm cu ceea ce alții au pus în aplicare astfel încât să putem genera unele idei care pot îmbunătăți performanțele.
Vom folosi datele de performanță de cost pentru a vedea ceea ce alții din grupul nostru și din următorul, mai performant, au făcut.
Figura 2 este o listă parțială a celor mai bune practici puse în aplicare de către acei participanți la grupul nostru și următorul mai performant.
Există, de fapt, mai mult de 20 de astfel de bune practici în tabelul complet. După ce ne uităm la primele câteva, ar trebui să recomandăm:
BPS3 – Certificarea a mai mult de 80% din forța de pază.
Acest lucru arată un salt de 15% a ratei de implementare între grupurile 4 și 3.
Certificarea este o măsură eficientă a calității personalului care efectuează serviciile de securitate.
BPS7 – intrările majore și punctele cheie de acces sunt monitorizate de CCTV.
Acest lucru arată un salt de 18% a ratei de implementare între 4 și 3.
Această bună practică nu a fost pusă în aplicare, rezultând în exces de timp a pazei pentru a verifica starea punctului de acces.
Dacă ar fi monitorizate intrările, mai puțini agenți de pază ar fi necesari la controlul accesului în clădire.
BPS8 – Securitatea și primirea vizitatorilor sunt pe deplin coordonate și combinate.
Acest lucru arată un salt de 18% a ratei de implementare între 4 și 3.
Pare evident, dar există economii de costuri considerabile și dezavantaje neglijabile, în coordonarea acestor două funcții.
Figura 2 – Pe baza costurilor de securitate, cele mai bune practici 2010
Filtre: Tipul de clădire (Birou)
Prin urmare, am văzut mai mult de 20 de bune practici pe care un contractor le poate dezvolta cu ușurință într-un program de elemente prioritare, pentru a reduce costurile de securitate pentru client și a îmbunătăți calitatea de securitate.
Acest lucru ne dă o idee excelentă a tipurilor de programe pentru anul 2011.
În acest exemplu, într-o structură situată în Florida, Statele Unite ale Americii, Senior Managementul și contractantul au lucrat împreună pentru a aproba finanțarea și schimbările organizaționale pentru implementarea acestor bune practici.
Programele și modificările au fost făcute și contractantul a etalonat performanța lor din nou la începutul anului 2012, pentru anul calendaristic care se încheie în 2011.
Figura 3 compară performanța de securitate la alte clădiri de birou, în același mod ca și figura 1 cu excepția faptului că acest lucru este pentru anul 2011 în loc de 2010.
De notat este faptul că ne aflăm acum în grupul 2(nu în 4), iar costurile noastre de securitate au scăzut la 1.18 $.
Aceasta este o reducere de 0,18 $ pe metru pătrat pentru întreaga clădire … o îmbunătățire!
Există 167 de clădiri în acest grup cu un cost mediu de securitate de 1,19 $ pe metru pătrat astfel încât acesta este un grup foarte similar în comparație cu valoarea de referință pentru 2010.
Figura 3 – Costul de securitate pe suprafață pentru 2011
Filtre: Tipul de clădire (Birou)
Nu numai că putem demonstra îmbunătățiri semnificative, dar ne-am documentat inițiativele noastre în “cele mai bune practici de securitate”.
Rețineți că, în 2011, am implementat:
BPS3 – Certificarea a mai mult de 80% din forța de pază.
BPS7 – intrările majore și punctele cheie de acces sunt monitorizate de CCTV.
BPS8 – Securitatea și primirea serviciilor de vizitatori sunt pe deplin coordonate și combinate.
Din nou, datele de evaluare comparativă au sprijinit decizia noastră de a pune în aplicare aceste bune practici.
Ratele de execuție sunt mai mari pentru clădirile din grupul 2.
Acest lucru înseamnă că un procent mai mare din grupul nostru a pus în aplicare, de asemenea, cele mai bune practici.
Suntem intr-o companie cu îmbunătățire continuă a performanței.
Figura 4 – pe baza costurilor de securitate, cele mai bune practici 2011
Filtre: Tipul de clădire (Birou)
Pentru că analiza comparativă este un proces de îmbunătățire continuă, ar trebui să continuăm să ne uităm în fiecare an la aceste valori și să vedem dacă există bune practici suplimentare care ar putea fi puse în aplicare pentru a îmbunătăți valorile și mai mult.
Concluzii
Cu ajutorul rezultatelor din analiza comparativă, contractantul de securitate poate face recomandări dovedite, care va reduce costurile de securitate și va îmbunătăți performanța de securitate.
Compania a realizat:
- economii de costuri de securitate prin implementarea celor mai bune recomandări practice în domeniu.
- calitate și performanță mai bună a forței de muncă din securitate.
- niveluri îmbunătățite de serviciu.
