Atunci când managerii de proprietăți și facilități sunt întrebați despre procesul de cerere de propuneri (request for proposal process sau RFP), aceștia sunt de multe ori nedumeriți privind ceea ce înseamnă acest proces și despre cum se derulează acesta.

RFP-urile sunt incredibil de importante, deoarece pot ajuta la găsirea celor mai buni furnizori pentru contractele de servicii și proiectele care pot constitui o parte semnificativă din bugetul proprietății. Ca proprietar al clădirii sau manager de proprietate, aveți o responsabilitate fiduciară pentru a vă asigura că oferiți cele mai bune servicii fiecăreia dintre proprietățile pe care le supravegheați.

Cu toate acestea, mulți administratori de proprietăți se confruntă deseori cu probleme și nedumeriri la simpla menționare a unui RFP. Unii oameni cred că în mod inerent RFP caută doar să găsească cel mai mic ofertant. Alții sunt de părere că procesul poate fi prea exigent prin faptul că nu îi permit vânzătorilor să își pună în valoare expertiza, iar mulți cred că RFP-urile durează prea mult timp până la finalizare.

3 mituri despre RFP infirmate

Iată de ce fiecare dintre aceste puncte sunt incorecte și cum puteți crea și gestiona un RFP mult mai eficient.

Mitul # 1: RFP-urile caută cel mai mic ofertant

De fapt, contrariul este adevărat. Netrimiterea unui RFP este cel mai simplu mod de a găsi ofertantul inițial la cel mai scăzut preț și de a ignora costurile pe termen lung și nivelurile de servicii.

Cu ajutorul unui RFP bine conceput, cerințele și întrebările specifice -formatate în secțiuni ușor de urmărit- vă vor ajuta să distingeți între vânzătorii buni și cei care nu se pot potrivi pentru proiectul dumneavoastră. Rapoartele RFP bune vor putea detalia cerințele necesare, făcând ușoară eliminarea companiilor de calitate scăzută.

De asemena, asigurați-vă că includeți și zone în care furnizorii să-și poată introduce propriile măsurători. În cazul în care majoritatea măsurătorilor furnizorilor de servicii sunt aproximativ aceleași, dar măsurătorile altora sunt în mod semnificativ diferite, acest lucru poate semnala o problemă cu licitația, lucru care ar putea avea un impact semnificativ asupra prețurilor.

Trimiterea unui e-mail prin care solicitați un preț nu va permite vânzătorilor buni să-și arate adevărata valoare și nici să identificați care sunt furnizorii ce oferă servicii de calitate scăzută – veți vedea doar prețul. Acest preț scăzut ar putea să vă dăuneze proprietății, pe termen lung.

Mitul # 2: Furnizorii nu pot oferi expertiză

Acest lucru poate fi adevărat, însă depinde de calitatea RFP. Există numeroase variante de formulare a RFP-urilor, iar cele care pot cauza cele mai mute probleme sunt cele în care fie cerințele pe care furnizorii trebuie să le urmeze sunt mult prea stricte, fie la polul opus, nu există un set de condiții stabilite și totul este ambiguu.

Încercați să găsiți echilibrul potrivit. Determinați care sunt cerințele necesare și care sunt punctele ce pot reprezenta o oportunitate de a învăța chiar de la vânzătorii pe care i-ați contractat.

În timp ce acesta poate este un proiect mare pentru dumneavoastră acum, vânzătorii se confruntă cu astfel de sarcini în fiecare zi și nivelul lor de expertiză ar trebui să fie luat în considerare. Realizați un set de reguli stricte, dar acolo unde este cazul, asigurați-vă că îi lăsați și pe furnizori să spună ceea ce consideră ei că ar fi cel mai bine pentru proiectul dumneavoastră.

Mitul # 3: RFP-urile durează prea mult timp pentru a fi administrate și finalizate

Acesta este motivul cel mai frecvent pentru care mulți facility manageri nu doresc să facă un RFP formal. Mulți administratori de proprietăți sunt atât de ocupați încât își pierd din viziune, așa că nu le place ideea de a petrece timp pentru a realiza alte documente suplimentare, precum un RFP.

Economisiți timp în elaborarea RFP-ului

Iată patru sfaturi cu privire la modul în care puteți economisi timp și puteți crea un RFP cât mai eficient:

1. Creați șabloane

Acest lucru va necesita mai mult lucru de bază, dar avantajele pe termen lung merită. Creați o serie de șabloane de lucru pentru cele mai populare proiecte. Discutați cu furnizorii pentru a vedea ce lucruri ar trebui să îi întrebați, faceți o căutare pe web pentru „RFP template” cu tipul de serviciu pe care îl căutați și configurați-l astfel încât să poată fi reutilizabil.

2. Controlați formatarea

Este dificil să comparați propunerile furnizorilor atunci când sunt toate formatate în mod diferit, prin urmare, cereți-le furnizorilor să își elaboreze ofertele astfel încât să se potrivească formatul dumneavoastră. Pentru fiecare întrebare sau cerință din RFP, stabiliți modul în care doriți să vi se răspundă (text deschis cu o limită de cuvinte, un simplu da / nu, un număr etc.). În acest fel, atunci când toate ofertele de licitație sunt returnate, acestea vor fi ușor de aliniat una lângă cealaltă.

3. Țineți legătura cu furnizorii, pentru a vă asigura că vor licita

Cel mai prost scenariu se întâmplă atunci când petreceți timpul creând un RFP și nimeni nu răspunde la acesta. Dacă nu primiți oferte înapoi înseamnă că tot procesul a fost o pierdere de timp. Țineți legătura cu furnizorii pe întreg parcursul procesului și reamintiți-le să-și prezinte răspunsurile. Dacă puteți, încercați chiar să obțineți confirmarea de la ei că vor licita.

4. Concepeți o matrice pentru a compara ofertele una lângă cealaltă

Odată ce propunerile au venit, puneți-le într-o matrice de comparație într-un program precum o foaie de calcul, astfel încât să le puteți compara pe toate într-un format de tip ”apples-to-apples”. Pentru că le-ați spus deja cum doriți să răspundă, acestea ar trebui să fie relativ similare făcând acest proces mult mai ușor.

Odată ce ați creat matricea, alegerea ofertei câștigătoare va fi mai ușoară și veți ști că ați găsit furnizorul de servicii care corespunde cel mai bine cerințelor dumneavoastră de proiect.

Managerii care urmăresc acest proces reușesc să economisească timp util și oferă servicii remarcabile proprietăților lor.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here