Rolul esențial al unei echipe de administrare de facilități este dual: asigurarea de servicii suport profesionale pentru chiriași în condiții cât mai avantajoase pentru proprietar, respectiv maximizarea veniturilor din proprietatea în cauză. De cele mai multe ori însă, aceasta se dovedește a fi o mare provocare, nu numai pentru faptul ca găsirea factorului de echilibru este apanajul unui manager de facilități calificat, experimentat și conectat în permanență la realitatea din teren, cât și pentru faptul că, din punct de vedere psihologic, se tinde către favorizarea intereselor proprietarului.
Comunicarea permanentă și transparentă a echipei de administrare de facilități cu proprietarul și departamentele suport din cadrul organizației acestuia, pe de o parte, și cu chiriașii, pe de altă parte, reprezintă una din cheile succesului în aceste demersuri.
Comunicarea cu proprietarul
Dintre toate, aceasta este cea mai importantă. Proprietarul își cunoaște cel mai bine activele și ce anume dorește de la ele.
Property Management- relația de leasing
În plus față de furnizarea de servicii pentru chiriașii existenți, noi contracte de leasing sunt necesare pentru a maximiza veniturile. Chiar dacă leasingul este efectuat de o companie separată, diviziune sau de către personalul de brokeraj, cei care se ocupă de managementul proprietății au un rol important în dobândirea de noi chiriași.
Atunci când există rivalitate sau discreție între personalul leasingului și al managementului, rezultatele nu vor fi la fel de bune ca și atunci când cele două echipe lucrează împreună.
Promisiunile privind documentele de leasing întocmite sau modificate de către echipa de leasing trebuie să fie îndeplinite de către echipa de management.
Lucrul în echipă este esențial pentru a asigura satisfacția noului chiriaș.
Condiții de închiriere
Cele mai multe contracte de leasing au fost atent elaborate de către un avocat pentru a încorpora limbajul juridic care protejează drepturile proprietarului.
Punctele de afacere, ratele de chirie, termenii de arendă și concesiile de leasing sunt negociate între reprezentanții proprietarului și ai chiriașului și adăugate la contractul de închiriere.
Chiar și după ce contractul de închiriere a fost semnat de ambele părți, mai apar situații ce necesită modificări ale contractului de închiriere.
În cazul în care condițiile de închiriere afectează funcționarea proprietății – orele de funcționare, drepturi de subînchiriere, servicii speciale necesare, greutatea în exces a podelei, parcare rezervată, securitate suplimentară și oricare dintr-o mie de termeni negociabili, managementul proprietății trebuie să aibă posibilitatea de a examina și aproba abaterile de la normele stabilite și de a stabili orice costuri peste costurile de exploatare normale.
Îmbunătățiri pentru chiriaș
Administratorul de proprietate trebuie să fie informat cu privire la negocierile de leasing, cât mai curând posibil, în mod ideal, de îndată ce acestea încep.
El sau ea ar trebui să se întâlnească cu chiriașul potențial și planificatorii de spațiu, pentru a aranja estimări și a stabili programul de construcție, în conformitate cu data începerii contractului de leasing.
De la prima planificare spațială preliminară prin mutarea chiriașului, managementul proprietății trebuie să gestioneze procesele.
Atât timp cât sunt îndeplinite datele anticipate, locatarul va vedea procesul ca un lucru care merge “așa cum a fost planificat.”
Cu toate acestea, atunci când există dezacorduri cu privire la costurile de îmbunătățire pentru chiriaș, sau data de mutare este întârziată și nu din vina chiriașului, este probabil ca prima impresie să fie negativă și să dureze pe toată durata contractului de leasing.
Comunicarea cu proprietarul
Ca parte a administrării biroului de management, echipa de management al proprietății are datoria de a comunica foarte bine cu proprietarii.
Acest lucru va asigura proprietarul că obiectivele lui asupra bunului sunt îndeplinite.
În cazul în care acționează în calitate de administrator de active, managerul de proprietate trebuie să furnizeze, de asemenea, actualizări periodice privind condițiile de piață și de concurență, să facă recomandări pe termen scurt și pe termen lung privind funcționarea proprietății, și să ofere rapoarte exacte, în timp util, și complete.
Proprietarii cu mai multe proprietăți din întreaga țară au stabilit standarde și proceduri specifice pentru managerii lor de proprietate.
Aceștia au standardizate formulare de raportare, sisteme de contabilitate, colectarea de chirie și conturi de plătit.
Acestea necesită autorizare în avans pentru anumite cheltuieli și contracte.
Unii dintre acești proprietari vor avea personal dedicat supravegherii societăților de administrare a proprietății terților; unii vor folosi societățile de administrare a activelor în calitate de intermediari.
