După cum a raportat în luna ianuarie Facility Maintanance Decisions, mai mult de două treimi din respondenții la sondajul nostru au clasat problemele de conformitate ca o prioritate în departamentele lor de întreținere și inginerie.
JLL a lansat recent noi studii, care se adresează, de asemenea, acestui subiect, dezvăluind așteptările și potențialul risc pentru întreprinderile gestionate de către companiile de FM.
“În primul rând, managerii de facilități trebuie să prevină amenințările la adresa sănătății și siguranței, care pot rezulta din echipament prost întreținut, manipularea necorespunzătoare a materialelor periculoase și a altor probleme de la locul de muncă”, spune Jim Whittaker, Presedinte si CEO al Facility Engineering Associates și autor colaborator la raportul JLL. “Dincolo de riscurile fizice, cu toate acestea, companiile trebuie să țină seama, de asemenea, de noi riscuri financiare, reputaționale și contractuale. Costul de nerespectare poate fi sever și chiar material. ”
În timp ce problemele de conformare continuă să crească în prioritate pentru manageri, JLL a identificat șapte domenii principale pe care trebuie să punem atenție pentru a ajuta la evitarea sancțiunilor care pot avea un impact negativ asupra organizației dumneavoastră.
Etică. În afară de a fi potențial ilegal, un comportament lipsit de etică poate avea consecințe negative pentru reputația și venitul unei companii. Din acest motiv, un furnizor de servicii de FM ar trebui să demonstreze un angajament puternic pentru un comportament etic, care include, de exemplu, obligația de a refuza cadouri de orice fel de la subcontractori.
Siguranță. De la întreținerea stingătoarelor de incendiu la o manipulare sigură a deșeurilor periculoase, securitatea fizică nu este doar o prioritate de top, ci și o zonă extrem de vizibilă a riscului conformității și răspunderea juridică. Și, politicile și procedurile de siguranță și sănătate a mediului (EHS) pot ajuta la reducerea riscului de incidente.
Furnizor și management financiar. Pentru companii, în special cele care externalizează management de facilități, controalele financiare și de management interne adecvate sunt esențiale pentru furnizorii de servicii și subcontractanții acestora pentru respectarea eticii. Impunerea strictă a politicilor și procedurilor de achiziții și gestionare a furnizorilor poate reduce riscul.
Gestionarea forței de muncă. Companiile trebuie să se asigure că managerii lor de facilități, fie interni, fie externalizați respectă legile anti-discriminare, alte reglementări legate de resursele umane și politicile companiei nu numai în propriile lor operațiuni, ci și cu subcontractanții lor.
Securitatea informațiilor. Mai multe încălcări de date de profil înalt au apărut din cauza deficiențelor de securitate fizică. Importanța acestor procese este crescută pentru companiile care folosesc servicii inteligente de management al clădirilor sau integrarea datelor corporative în datele furnizorului și platforme analitice. Companiile ar trebui să confirme că furnizorii lor de servicii sunt dotați pentru a proteja activele de date corporative fizice si virtuale cu cele mai bune practici și control al accesului.
Guvernanța datelor. Atunci când o companie este pe deplin compatibilă, datele sale ar trebui să o reflecte. Chiar și investițiile cele mai importante in conformitate nu se vor amortiza dacă agențiile de reglementare nu pot avea acces la informațiile de care au nevoie, atunci când o cer. Echipele de management trebuie să standardizeze datele referitoare la conformitatea și să se asigure că sunt corecte, coerente, rapide, complete și securizate.
Riscuri contractuale: Încălcarea contractului este un risc financiar și juridic unde chiar și o infracțiune minoră poate avea repercusiuni grave. În cazul în care un furnizor FM nu reușește să mențină sisteme de clădiri în mod corespunzător, în conformitate cu acordul său principal privind serviciile, defecțiunea rezultată a echipamentelor ar putea pune în pericol operațiuni.
