Domeniile gestionării proprietăților și a facilităților sunt lumi bogate în operații de date. Acest lucru devine și mai complex, deoarece Internetul Obiectelor (IoT) oferă posibilitatea implementării senzorilor îmbunătățiți și a instrumentelor de diagnosticare pentru a monitoriza utilizarea și performanța tuturor echipamentelor în timp real. Industriile de servicii de gestionare a proprietății și a facilităților au folosit de-a lungul anilor o serie de aplicații pentru a furniza diverse funcții de control și management, inclusiv contabilitatea de administrare a proprietății, platforme diferite de proiectare CAD, sisteme de modelare a leasingului și CMMS (comprehensive maintenance management systems), precum și o serie de pachete de solicitare de ajutor și de comandă de lucru.

În ultimul deceniu, apariția sistemelor integrate de management la locul de muncă (Integrated Workplace Management Systems – IWMS) complexe a promis să furnizeze soluții de tip ”one-stop shop” – un lucru ideal pentru managerii de proprietăți și facilități – aplicabile atât la nivel intern, cât și pentru furnizorii terți de servicii externalizate. Din păcate, hype-ul din timpul etapelor achiziției și evaluării sistemelor a avut tendința de a depăși cu mult realitatea livrării odată ce aceste sisteme au fost implementate. Adevărul fiind spus, odată ce au fost implementate, în spatele celor mai multe dintre IWMS-urile există încă o mulțime de foi de calcul Excel, folosite pentru a acoperi golurile în încărcarea și descărcarea de date.

Astfel, odată ce organizațiile încep procesul de implementare a unor noi sisteme de proprietăți și facilități pentru a duce la o utilizare și o performanță optimă a procesului de luare a deciziilor privind portofoliile de imobile deținute și închiriate, există 10 „decizii importante” care trebuie luate în calcul pentru a asigura evitarea greșelilor de cheltuieli.

1 Sunt rezultatele și obiectivele clar definite în prealabil?

Într-o lume ideală, toate organizațiile ar prefera, să cunoască toate informațiile posibile cu privire la utilizarea și performanța portofoliului de proprietăți și facilități și despre modul în care acestea sprijină succesul întreprinderii pe o bază ”value-to-money”. Dar această abordare va fi prohibitivă din punct de vedere al costurilor, deci trebuie să determinăm care sunt rezultatele care vor face într-adevăr o schimbare benefică pentru afacere. Acest lucru va ajuta la informarea privind obiectivele stabilite pentru achiziționarea și evaluarea sistemelor.

2 Ar trebui încercat un sistem particularizat, conceput pentru a satisface toate idiosincraziile?

Acest lucru este, adesea, cazul în care se nasc cele mai mari bătăi de cap privind implementarea sistemelor. Există numeroase povești privind cazuri în care zeci de milioane de dolari au fost cheltuite pentru idei minunate, dar prost gândite, rezultând în sisteme care nu sunt pornite niciodată, după multe luni sau ani de cheltuieli cu designerii de sisteme. Multe companii cred că necesitățile portofoliului de proprietăți și facilități sunt diferite, iar metodele lor de funcționare sunt superioare, astfel că niciun sistem existent nu poate să le acomodeze necesitățile. Dar, în realitate, diferențele sunt imaginate, iar procesele superioare sunt rareori adevărate.

3 Sistemul va face parte dintr-un sistem proprietar de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) sau va utiliza o funcție de contabilitate diferită?

Cele mai multe sisteme ERP susțin că au funcții destinate proprietăților și facilităților, dar în realitate acest lucru poate fi foarte limitat și, fără procese costisitoare de personalizare, vor fi pierdute unele funcționalități unice industriei. În cazul celor mai multe sisteme specializate de management al proprietății și facilităților, sistemul contabil este proiectat să reflecte nuanțele industriei. Totuși, acest lucru este adesea un obstacol dificil de navigat prin funcția de contabilitate internă a sistemului ERP – deci fiți pregătiți pentru a-l înfrunta.

4 Este mai bine să se adopte un sistem integrat „one-stop” sau o suită de sisteme de interfațare „best of breed”?

Idealul tuturor specialiștilor din domeniu este un sistem cu toate funcționalitățile integrate (n.red de tip one-stop shop). Dar chiar și astăzi, când s-au dezvoltat soluții complexe IWMS, există puține sisteme care pot satisface toate cerințele. O abordare mai practică ar putea fi integrarea sistemelor „best of breed” prin portaluri, descărcări și funcții de raportare. Însă, în evaluarea sistemelor există o provocare pentru a înțelege în mod corespunzător cât de aproape de perfecțiune decurge integrarea funcționalității și care sunt lacunele procesului. Folosirea abordării „best of breed” are propriile sale provocări în înțelegerea interoperabilității dintre sisteme.

5 Ar trebui ca procesele de operare să fie adaptate sistemului sau ar trebui ca sistemele să fie personalizate pentru a se potrivi proceselor specifice?

Proprietarii și administratorii de facilități par să creadă întotdeauna că procesele lor sunt superioare celor ale colegilor lor din industrie. ”Gelozia” profesională este sănătoasă pentru dezvoltarea concurenței, însă, în ceea ce privește selectarea unui sistem IWMS, o anumită cantitate de pragmatism poate salva mulți dolari în costurile de configurare și personalizare. Adoptarea unui sistem proprietar de procese, în detrimentul ajustării unor sisteme pentru a se adapta la procesele utilizate de companie, poate fi o decizie înțeleaptă în ceea ce privește opțiunile de economisire a timpului și a banilor. Modificarea unui sistem care să se potrivească cu practicile și obiceiurile slabe existente poate duce la ratarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor.

6 În ce măsură ar trebui să se implice în acest proces departamentele interne de IT?

Desigur, departamentul IT va trebui să fie conștient de aplicație și să joace un rol în securitatea, accesul la distanță, back-up, cerințele serverului și alte asemenea probleme. Soluțiile găzduite pe cloud accesate prin intermediul internetului sunt norma în zilele noastre, dar cu toate acestea, este esențial să înțelegeți modul în care este găzduit sistemul, performanța și viteza acestuia. Sprijinul departamentului IT este critic; totuși, atitudinea lor și alte priorități ale proiectului pot complica această implicare și încetini procesul.

7 Cât de multe date și informații ar trebui capturate și cine le populează și le deține?

Managerii de facilități și proprietăți încearcă, de obicei, să înregistreze prea multe date și informații. Această ambiție va crește probabil în noua eră a IoT. Totuși, mesajul cheie aici este de a nu fi prea ambițios, deoarece datele trebuie actualizate și menținute permanent. Dacă datele sunt învechite și nu sunt de încredere, operatorii vor începe să-și creeze propriile înregistrări, migrându-se înapoi la foile de calcul Excel. Ca urmare, procesul de integritate a datelor se va pierde, vor exista mai multe puncte de intrare a datelor, iar noul sistem probabil va ceda. În schimb, porniți doar cu o funcționalitate minimă, permiteți sistemului și operatorilor să se maturizeze și dezvoltați sistemul în timp, pentru a putea ajunge apoi la îndeplinirea cerințelor complete.

8 Ar trebui adoptat un sistem nou și inovator sau un sistem bine stabilit pe piață și mai rigid?

Este bine să fii legat de un sistem care dorește să evidențieze gândirea inovatoare și tehnologiile emergente, dezvoltat în jurul celor mai recente idei din industrie și a conectivității facilităților. Totuși, trebuie să aveți grijă la strategiile de promovare și marketing ale dezvoltatorilor de sisteme, bazate doar pe slide-uri ”sclipitoare” și pe machete încărcate pe un drive local. Sistemele moderne ar trebui prezentate într-un mediu real de operare, în timp ce manipulează datele reale. Rețineți că dezvoltatorii de sisteme ce utilizează tehnologii emergente sunt înfometați de capital și resurse. Noua ”viziune revoluționară” a sistemelor IMWS poate fi la mulți ani (și multe creșteri de capital) distanță.

9 Ce știți despre serviciile e suport și dezvoltare a sistemelor?

Sistemele mai mature, prezente de ceva vreme pe piață, tind să aibă o echipă de asistență mai mare, cu mai multe grupuri de utilizatori, dar acest lucru poate fi mai puțin util decât v-ați aștepta. Atunci când este vorba despre dezvoltatorii unor sisteme mai puțin mature pe piață, clienții noi sunt foarte importanți și sunt deserviți bine – dar resursele de dezvoltare și suport pot fi destul de precare. Asistența tehnică este un compromis; suportul local va fi mult mai util decât sprijinul internațional disponibil pentru mai multe fusuri orare din lume.

10 Care este cazul de afaceri convingător pentru implementarea unui nou sistem?

Sistemele par să coste întotdeauna mult mai mult decât bugetul estimat inițial, în general din cauza costurilor generate procesele de de licențiere, configurare și implementare a software-ului. Iar costul adevărat este rareori luat în considerare, deoarece timpul de gestionare necesar este adesea ignorat.

în plus față de dilema acestor costuri mai intervine și provocarea de a prezenta un beneficiu financiar clar în cazul de afacere – proiectele de implementare a unor noi sisteme par să aibă mereu costuri nete pentru organizație. Avantajul financiar este de obicei cel mai bine exprimat prin economiile de costuri: impactul costului unei reînnoiri a contractului de întreținere ratat sau schimbarea mentalității induse de un sistem robust de taxare a locuințelor la unitățile de afaceri sau chiar de avantajele financiare ale gestionării costurilor de inutilitate.

Utilizarea acestor costuri actuale de „pierdere de oportunitate” poate avea mai mult sens financiar, însă acest lucru ar putea însemna admiterea greșelilor și neajunsurile din trecut.

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here