Cum clădirile de birouri din întreaga lume încep să se redeschidă după debutul COVID-19, companiile lucrează din greu pentru a depăși factorul de teamă, creând birouri sigure în care angajații să poată lucra fără teama de îmbolnăvire, însă acest lucru nu va fi deloc ușor de realizat.
Distanțarea socială creează numeroase impedimente, care variază de la numărul de persoane pe care îl puteți primi în clădire, până la furnizarea de echipamente suplimentare, cum ar fi ecranele de protecție. De asemenea, criteriile de igienă sunt mult mai dure ca niciodată.
Însă, cu toate acestea, atenuarea factorului de frică va ajuta pe toată lumea. După ce li s-a spus timp de luni de zile să stea acasă, angajații sunt mult mai precauți – sau chiar speriați de-a dreptul – când vine vorba de reîntoarcerea la fostele lor birouri de lucru.
Atunci când vă dezvoltați strategia de reîntoarcere la lucru în condiții de siguranță, v-ar putea fi de folos să vă partajați provocările în trei mari etape:
- Acum: Plan de acțiune imediată
- Următorul pas: Soluție pe termen mediu: (pre-vaccin)
- Viitor: Soluție pe termen lung: (post vaccin) „noul normal”
Iată, așadar, câteva sfaturi utile pentru fiecare dintre aceste etape:
Plan de acțiune imediată
Reduceți densitatea spațiului cu cel puțin 50%: identificați și blocați spațiile de birou, sălile de ședințe și mesele de lucru care nu permit distanțarea socială adecvată.
Îmbunătățiți-vă politicile de igienă: stabiliți noi standarde și comunicați-le personalului și furnizorilor dumneavoastră de servicii (care ar putea să nu aibă suficiente provizii în momentul de față, deci eficiența este esențială). Va trebui să implementați dispensere de dezinfectant în clădire și să curățați mai des suprafețele, pe parcursul zilei.
Implementați strategii ”zero touch”: Tehnologia de planificare a spațiului de lucru oferă personalului dumneavoastră acces și utilizare a spațiului fără atingere, prin intermediul aplicațiilor mobile, codurilor QR și funcțiilor RFID pe panourile din încăperi și la chioșcurile self-service.
Mențineți personalul informat: Dacă au posibilitatea de a utiliza aplicații prin care să își rezerve spațiile de lucru, angajații pot primi și informații importante despre cine a folosit spațiul înaintea lor și cât de recent a fost curățat.
Gestionarea vizitatorilor: limitați numărul de invitați pe care îl permiteți în spațiile dumneavoastră și luați în considerare, să întrebați, dacă întâlnirea poate fi desfășurată prin videoconferință, dacă aceasta se potrivește nevoilor dvs.
Dacă trebuie neapărat să se prezinte fizic, reduceți interacțiunea față în față cu personalul de la recepție, în timpul procesului de acces, prin implementarea unor panouri de check-in și check-out și folosiți indicatoare digitale, pentru a-i ghida spre locul potrivit, fără ca aceștia să se rătăcească prin clădire.
Soluții pe termen mediu
Un lucru pe care îl știm cu siguranță este că din cauza creșterii masive a lucrului de acasă, nivelurile de ocupare a clădirilor se schimbă în toate domeniile imobiliare corporative. Este posibil să se întâmple asta și în cadrul organizației dumneavoastră și trebuie să știți exact care este diferența, astfel încât să puteți ajusta amprenta imobiliară în consecință (și să puteți economisi bani).
Așadar, colectați aceste date pentru a sprijini deciziile viitoare în ceea ce privește utilizarea spațiului:
- Care este utilizarea efectivă a sălilor de întâlnire?
- Câți oameni participă la ședințele virtuale?
- Procesul de check-in / check-out funcționează și furnizează date utile?
- S-ar putea îmbunătăți prestarea serviciilor? (de exemplu, catering-ul)
- Se menține nivelul de productivitate și colaborare a personalului?
Organizațiile care utilizează tehnologia de gestionare a spațiului de lucru, se află într-o poziție bună pentru a răspunde la aceste întrebări. Când Software-ul este integrat cu alte tehnologii, cum ar fi senzori cu monitorizează numărul de persoane, acesta captează date în timp real și oferă rapoarte concrete, care elimină incertitudinile.
Acest lucru este de neprețuit atunci când susțineți o forță de muncă agilă, oferind posibilitatea de a localiza și rezerva spațiul, prin intermediul unei aplicații, chiar înainte de a ajunge la birou. Datorită faptului că pot ajunge, intra și pot merge direct la biroul sau camera rezervată, angajații își pot reduce mișcarea nedorită prin clădire și pot menține cu ușurință distanțarea socială.
La un nivel mai larg, tehnologia de gestionare a spațiului de lucru este un bun instrument de colaborare, atunci când vine vorba de o forță de muncă care lucrează de la distanță sau se află în mișcare. Aceasta simplifică organizarea unei conferințe video, de exemplu – camerele și echipamentele pot fi găsite și rezervate cu doar câteva clicuri, toți participanții pot fi invitați foarte ușor, și chiar, se pot organiza servicii de catering. De asemenea, este posibilă gestionarea tuturor acestor procese în mai multe locații simultan, la fusuri orare diferite – și atunci când se schimbă orice detaliu despre întâlnire, tehnologia de planificare a spațiului de lucru, informează automat pe toată lumea.
Soluții pe termen lung: Noul normal
Care vor fi repercusiunile acestei pandemii nu putem să știm, iar totul depinde de momentul dezvoltării unui vaccin și de cum vor evolua locurile de muncă și birourile, până atunci.
Cu toate acestea, două particularități vor ieși cu siguranță în evidență: amprenta spațială se va schimba, iar personalul va cere un mod de lucru mai agil (unele țări, precum Finlanda, au încorporat deja dreptul la muncă de acasă).
Angajații din întreaga lume au raportat niveluri ridicate de bunăstare, în timp ce lucrează acasă, așa că este probabil ca această opțiune să devină un factor important de atragere și păstrare a talentelor în companii.
Din fericire, în timpul acestei perioade de pandemie, nivelul de productivitate s-a menținut, în mare parte a timpului, cu toate că multe companii din lume au fost nevoite să grăbească procesul de lucru de acasă, folosind sisteme și practici improvizate pe moment. Imaginați-vă cât de bine poate funcționa acest sistem atunci când organizațiile au suficient timp la dispoziție pentru planificare și pot implementa tehnologiile potrivite, pentru a susține aceste eforturi.
