Cu ce se ocupă managerii de facilități și cei de proprietăți?
Multe atribuții ale administratorilor de facilități și a celor de proprietăți se suprapun. De exemplu, ambii sunt responsabili pentru menținerea clădirilor în condiții de siguranță și securitate, punerea în aplicare a inițiativelor de eficiență a consumului de apă și energie, dar și de a relaționa cu furnizorii de servicii terți. Cu toate acestea există unele diferențe distincte.
Un al treilea grup, din domeniul managementului activelor, poate colabora cu celelalte două grupuri și are responsabilități suplimentare, explică Marc Fischer, director al InspiRE Commercial Real Estate Services.
Conform acestuia, managerul de proprietate și echipa de leasing sunt ”cizme pe teren”. Managerul de active este un reprezentant al proprietarului imobilului și este responsabil de peisajul mai vast. Managerul de active se gândește la lucruri precum momentul în care ar trebui să vândă sau să țină clădirea și modul în care veniturile și cheltuielile pentru aceasta se opun tuturor celorlalte clădiri din portofoliu.
Ambele meserii necesită o persoană care să se poată adapta ușor și care să se ocupe de lipsa unui program tipic. Acest lucru trebuie să fie înrădăcinat în tine, deoarece nu există două zile care să fie similare în domeniul imobiliar comercial, spun specialiștii.
Manageri de proprietăți vs. manageri de facilități
Sarcinile și responsabilitățile variază în funcție de dimensiunea clădirii și a portofoliului, indiferent dacă angajatorul dumneavoastră își ocupă propriile clădiri sau le închiriază unor chiriași. Linia între managementul de proprietate și cel de facilități poate fi destul de neclară în multe locuri, însă aceste reguli generale vă vor ajuta să explorați ce pistă doriți să faceți.
Managerul de proprietate
-Responsabil de sarcinile dintr-o întreaga clădire închiriată, ocupată de chiriași.
-Gestionează contractele de leasing și îndeplinește responsabilitățile proprietarului clădirii, în funcție de cum se precizează în contractul de închiriere.
-Acționează ca o legătură între proprietar și chiriași.
-Se ocupă de banii de chirie primiți de la ocupanții clădirii.
-Realizează strategii de retenție și atragere a chiriașilor.
-Ajută proprietarul clădirii să își atingă obiectivele financiare și de gestionare a activelor.
Managerul de facilități
-Supraveghează clădirile sau spațiile ocupate de proprietari în clădirile închiriate.
-Menține sistemele clădirii.
-Coordonează utilizarea spațiului și aspectul.
-Facilitează mutările și reconfigurarea.
-Gestionează un personal în cadrul facilității și deleagă ordinele de lucru după cum este necesar.
-Se asigură că întreaga clădire și fiecare spațiu din interiorul său sprijină misiunea proprietarului, oferind un loc sigur și confortabil de lucru.
-Păstrează echipamentele și infrastructura construcției funcționale și eficiente.
-Se ocupă de rezolvarea problemelor de bază a echipamentelor pentru a determina când o problemă poate fi rezolvată de către echipa de instalații interne său este necesar să aduci un specialist.
De multe ori, managerul de facilități este un ”om bun la toate” în cadrul clădirii și, deși acest lucru nu se potrivește neapărat cu descrierea postului, pe parcursul timpului vor apărea situații în care managerul de facilități va juca un rol important. La fel este cazul și cu managementul proprietății, sunt de părere experții din domeniu. Ambele sunt locuri de muncă în care, dacă aveți o descriere a postului, ultimul punct este “se va ocupa de orice situație care poate apărea pe parcurs”.
Competențe cheie pentru gestionarea facilităților și a proprietății
Indiferent dacă ajungeți în cele din urmă în domeniul managementului proprietății sau în managementul facilităților, există câteva calități importante care vă vor ajuta să găsiți succes în oricare dintre acestea. Fischer recomandă o concentrare puternică asupra abilităților de relații cu clienții și a celor de comunicare. Un manager eficient trebuie să știe ce să spună, când să o facă și cum să o spună. Un manager trebuie să realizeze că poate discuta un minut cu CEO-ul, iar în următorul minut să stea de vorbă cu un contractor, iar apoi cu un vizitator al clădirii, care este deranjat de ceva.
Jake Gunnoe, director al Societății de Leadership din Arizona, recomandă adoptarea tehnologiei în evoluție acum pentru că va deveni o parte din ce în ce mai importantă a managementului proprietății și a facilităților.
Conform acestuia, totul începe să se îndrepte spre automatizare, astfel încât o mulțime de abilități tehnice care au fost cu adevărat importante în trecut devin tot mai puțin importante pentru manageri.
De fapt, descoperim că mulți dintre studenții care au absolvit facultăți de inginerie sau managementul construcțiilor sunt puși în aceste roluri și nu sunt foarte buni manageri. Fie că sunteți pregătit foarte bine, fie că aveți o experiență foarte specifică în domeniul tehnic, lucrând cu unelte, muncă pe șantier sau că sunteți pregătit foarte mult în ceea ce privește managementul persoanelor, dacă doriți să ajungeți într-un rol de conducere, cel mai important lucru pe care trebuie să-l învățați este cum să utilizați și să aliniați expertiza. Fii cineva care poate descrie în mod clar o problemă folosind termeni metrici și informații pe care toată lumea le înțelege și care să poată identifica în mod clar un expert care te poate ajuta.
Alte 9 criterii importante de calificare pentru dezvoltarea managerilor:
1. Cunoștințe de bază privind clădirea
Indiferent dacă sunteți managerul facilității sau managerul de proprietate, nu magia este cea care creează aer condiționat în camera mecanică. Cum funcționează sistemul HVAC și care sunt piesele sale? Ce întreținere ar trebui să faceți și când? Când ar trebui înlocuit? Cum ar trebui să fie menținut?
2. Capacitatea de a lucra în calitate de curator
Ambele tipuri de manageri protejează investiția financiară a proprietarului în clădire, doar în moduri puțin diferite.
3. Negocierea și dezvoltarea contractelor
În general, atât managerul de facilități și managerul de proprietate apelează la contractori pentru bunuri, cât și pentru servicii, astfel că ambii încheie contracte. Aceasta este o mare responsabilitate. Trebuie să facă îndeplinească aceste sarcini într-o manieră etică și ia decizii bune.
4. Flexibilitatea și învățarea rapidă
Managerii de facilități și cei de proprietate trebuie să poată observa ce se întâmplă în jurul lor și să reacționeze rapid.
5. Aptitudini de relaționare cu oamenii
Indiferent dacă administrați o clădire cu mai mulți chiriași, care lucrează pentru proprietar sau în propriul loc de muncă, trebuie să aveți abilități de comunicare oamenii și capacitatea de a lucra multe persoane deodată.
6. Cunoștințe de bază privind finanțele și contabilitatea
Toți managerii își pregătesc bugete, chiar dacă au de administrat o singură clădire sau mai multe. Pentru a putea elabora bugetele pentru departamentul de administrare, trebuie să aveți capacitatea de a înțelege operațiunile suficient pentru a putea sugera investiții în infrastructură
7. Leadership și strategie
Pe măsură ce vă faceți un nume în domeniu, capacitatea de a conduce o echipă va deveni din ce în ce mai importantă. Fiți confortabil să susțineți prezentări în fața unui grup de oameni, să participați la întâlniri și să delegați sarcinile oamenilor din echipă.
8. Sănătate și bunăstare
Accentul pus pe bunăstare afectează atât administratorii imobiliari, cât și administratorii de facilități. Managerii imobiliari trebuie să ofere facilități care să încurajeze chiriașii existenți să-și reînnoiască contractele de închiriere și să atragă noi chiriași care să poată ocupa spațiile goale, iar în ziua de astăzi, spațiile focalizate pe activități de relaxare și zonele de wellness reprezintă soluția. De asemenea, administratorii de instalații sunt însărcinați cu crearea unui mediu sănătos de lucru pentru ocupanții clădirilor.
9. Spiritul comunitar
Responsabilul de gestionarea proprietății, în special, preia un rol de manager comunitar care implică coordonarea activităților sociale din clădire
În general, chiriașii caută mai mult activitățile care le permit să se adune în interiorul clădirii, fie că este vorba de o serată, de un ”happy hour” sau o sesiune de ”wellness”. Managerii de facilități au făcut deja acest lucru pentru clienții lor corporatiști, însă acum oamenii caută și mai multe servicii.
Care este drumul pe care trebuie să îl urmați?
Alegerea domeniului pe care vreți să vă axați este momentul în care liniile dintre managementul proprietății și managementul facilităților devin și mai neclare.
Un manager de facilități corporative ar putea fi responsabil de un portofoliu de clădiri în același mod în care este responsabil un manager de proprietate este în mod tradițional, iar administratorii de proprietăți se pot ocupa de anumite sarcini de construcție care sunt, de obicei, delegate managerilor de facilități în cazul în care contractul de închiriere solicită acest lucru.
Nu există așa ceva ca un manager de proprietate standard sau un manager de infrastructură standard. Trebuie să vă gândiți la asta în termeni de spectru. Este posibil să existe o persoană care are foarte puține sarcini în cadrul unei clădiri, în principal acesta fiind responsabil doar de colectarea chiriilor, iar la celălalt capăt al spectrului poate exista un lider senior cu tot felul de competențe și o diplomă de master, care are numeroase sarcini de îndeplinit.
Astfel, părerile specialiștilor din domeniu sunt împărțite.
De exemplu, William Whitfield, directorul general al Clădirii Russ pentru Shorenstein Realty Services, LP, recomandă investigarea personală, dacă aceasta este posibilă. Programe precum Alianța pentru Imobiliară Comercială BOMA sau Commercial Real Estate Alliance for Tomorrow’s Employees (CREATE) din San Francisco au ca scop atragerea oamenilor talentați în domeniul imobiliar comercial și dezvoltarea lor ca profesioniști prin intermediul unor cursuri utile, programe de stagierat și parteneriate cu angajatorii zona Bay.
Interviurile și explorarea ambelor direcții de carieră ar fi cu adevărat benefice, spune acesta. Chiar și la nivel de interviu sau la nivel de cercetare, puteți obține o părere privind ceea ce ar reprezenta o direcție de carieră interesantă pentru dumneavoastră ca și persoană.
În schimb, Marc Fischer recomandă o concentrare puternică asupra abilităților de servicii cu clienții și a comunicării.
Alți experți recomandă găsirea unui mentor care vă poate ajuta să determinați locul în care vă veți potrivi cel mai bine și să vă acordați asistență cu ajutorul rețelelor profesionale.
Indiferent de calea pe care o alegeți, educația continuă după absolvire este absolut critică. Dacă nu înveți ceva nou în fiecare zi, îți vei face griji că rămâi în urmă. Este foarte important să ții pasul cu tehnologiile și tehnicile moderne. La finalul zilei, dezbaterea de management al facilităților versus management al proprietății nici nu contează, atâta vreme încât vă mențineți nivelul educației la zi.
