În orice organizație care tinde spre un grad de profesionalism cât mai ridicat, auditurile externe ar trebui să fie o constantă. Utilitatea acestora este deja clar evidențiată în mediul economic. Cu toate acestea, în plan psihologic, în rândul angajaților organizațiilor vizați de auditurile externe există un coeficient ridicat de rezistență la asemenea proceduri. Teama de descoperirea unor nereguli, pierderea de reputație, eventualele sancțiuni, nesiguranța politicilor aplicate în activitatea desfășurată, hazardul, insecuritatea locului de muncă sunt doar unii din factorii care, luați singular sau conjugat, duc la proiectarea unei stări de disconfort mental ce generează, în mod automat, respectivul coeficient de rezistență.
Auditurile externe în SSM nu fac excepție de la cele de mai sus. Există însă câteva modalități de acțiune prin care un audit extern poate fi un real succes, mai ales că, în general, acesta este anunțat în prealabil. Iată câțiva pași simpli pe care sa îi urmezi, ca responsabil SSM:
Informează-te. Caută să înțelegi scopul desfășurării auditului. Ce obiective se dorește a fi atinse? Dacă simți că este cazul, cere date suplimentare managementului sau direct auditorului. Dozează cu moderație eventualele suspiciuni pe care le ai cu privire la potențiale motive ascunse și caută să te poziționezi cât mai obiectiv cu putință. Nu în ultimul rând, ai încredere în abilitățile tale.
Programează. Asigură-te ca totul este conform în perioada efectuării auditului, atât din punctul de vedere al documentației necesare, cât și al prezenței altor eventuali colegi implicați. Timpul este o resursă importantă iar auditorul va aprecia în mod deosebit faptul că, având totul pregătit, îi vei economisi din timpul alocat. Gestionarea eficientă și valorificarea corespunzătoare a acestei resurse va fi cu siguranță un element de care se va ține seama. Dar gestionează-ți eficient și timpul propriu. Alocă în prealabil timpul necesar întâlnirilor cu auditorul și flexibilizează-ți astfel orarul în respectiva perioadă, pentru a nu interfera semnificativ cu fluxul normal de activități pe care le desfășori în mod regulat.
Colaborează. Pune la dispoziție datele și documentele solicitate dar fii și proactiv în relația cu auditorul. Caută să fii onest, transparent și fă-l să înțeleagă detaliile specifice domeniului de activitate, pentru a evidenția mai concret și mai clar eventualele probleme cu care te confrunți și căile pe care le-ai ales pentru soluționarea acestora. Într-un cuvânt, ajută. Auditorul este acolo nu doar pentru a te verifica ci și pentru a te ajuta, la rându-i. Dar, pentru ca opiniile sale să fie cât mai pertinente și utile pentru tine, livrează-i informație netrunchiată. Colaborarea este, din toate punctele de vedere, mai avantajoasă decât confruntarea.