Faptul de a lucra în multiple medii, folosind orice birou găsești la îndemână, dar fără să ai spațiul de lucru aglomerat, te poate ajuta să muncești mult mai eficient, în orice clipă este nevoie.
Ați văzut vreodată filmul lui Billy Wilder, din 1960, ”Apartamentul”? În peliculă, actorul Jack Lemmon joacă rolul lui CC Baxter, un angajat care se chinuie să își accelereze ascensiunea în ierarhia corporației în care lucrează, împrumutându-și apartamentul colegilor din firmă pentru a-și desfășura relațiile extraconjugale. Dar până să primească cheia de la baia comisiei de conducere, îl găsim oe acesta într-un birou regimentat uriaș, înconjurat de sute de angajați ”drone”, care procesează fișiere din tăvița sa.
Fiecare angajat stă așezat la un birou identic, cu echipament identic (mașină de scris, calculator și rolodex) amplasat pe masă, făcând sarcini repetitive aproape identice.
Desigur, Wilder exagerează prin acest film astfel încât pentru a demonstra o idee, însă așa erau în trecut birourile.
Mergând înainte, până în ziua de astăzi, iar natura birourilor s-a schimbat dramatic. Dacă ești în birou și te uiți în jurul tău, este foarte puțin probabil să mai vezi două mese la fel. Numeroase schimbări au avut loc în ultimii 50 de ani, multe dintre ele datorându-se avansului uriaș al tehnologiilor de computare. Pentru început, computerele personale au înlocuit mașinile de scris, calculatoarele și rolodexurile, putând să efectueze și sute alte de sarcini, pe lângă acestea. Deși industria computerelor a făcut progrese uriașe, facilitând rapiditatea cu care se desfășoară munca, însă un lucru pe care nu l-a dezvolt aproape deloc este experiența utilizatorului.
Când vorbim de experiența utilizatorului ne referim la toate elementele computerelor, precum monitorul și cum poate fi el utilizat mai eficient decât să îl așezi în fața utilizatorului, la tastatură și la cum stă așezat, efectiv, utilizatorul. La cât de aglomerat este biroul, din cauza tuturor firelor și echipamentelor. Nu mai avem nevoie de un rolodex, dar marea majoritate a persoanelor au în ziua de azi un smartphone, o tabletă, un hard drive și alte gadget-uri, care trebuiesc încărcate în permanență.
Organizarea spațiilor de lucru al angajaților pentru a-i face mult mai confortabili la locul de muncă este, de fapt, problema majoră. Acest lucru ar duce la îmbunătățirea sănătății lor și la performanșe mult mai bune, care, mai apoi, ar contribui la o eficiență sporită și productivitate mult mai mare.
Evoluția spațiului de lucru
În ziua de astăzi există trei mari costuri pentru companii: oamenii, tehnologia pe care aceștia o folosesc și spațiul imobiliar. Totuși, de la zilele lui CC Baxter până azi au avut loc numeroase schimbări importante în clădirile de birouri. Probabil cea mai mare dintre acestea este procesul de ”hot desking”, supranumit și ”hotelling” sau ”free addressing”. În termeni simpli, acest lucru înseamnă efectiv că staff-ul împarte birourile. Acest concept a pornit de la ideea (susținută și de numeroase studii) că, nu toți membrii staff-ului vor fi mereu prezenți în birou. Procentele de birouri ocupate se împart între 50% și 70%, ceea ce reprezintă un impact major asupra celui de-al treilea cost, spațiul imobiliar.
Astfel, multe dintre marile companii ale lumii folosesc acum o formă sau alta de ”hot desking”, având aproape două treimi din angajați în birou, iar restul lucrând pe teren, în deplasare sau participând la ședințe în alte părți ale clădirii.
Cum afectează acest lucru abilitatea de a lucra rapid și eficient? În cazul în care vă aflați într-o ședință într-un anumit lor și aveți nevoie neapărat să vă conectați pentru a accesa un anumit fișier sau pentru a descărca o prezentare, ajungeți să pierdeți timp destul de mult pentru a găsi un loc în care să vă băgați în priză laptopul și toate perifericele sale, precum tastatură, mouse sau orice alt gadget.
Ceea ce aveți nevoie este un birou liber cât mai apropiat, în care să conectezi și să utilizezi direct device-ul. Din fericire, în ziua de astăzi există soluții de acest gen, care transformă corvoada de a conecta toate gadget-urile, într-un proces simplu. Cele mai utile soluții nu depind deloc de device-uri.
Cea de-a doua mare schimbare care a avut loc este cea de implementare a conceptului ”bring your own device” (BYOD). Astfel, companiile nu mai trebuie să oblige angajații să folosească doar un tip de computer, precum Dell, Asus sau Apple.
Studiile au mai arătat că în companiile în care angajații sunt încurajați să își cumpere sau să folosească propriul echipament și sistemele de operare