Managementul de proiect este procesul de gestionare a unei afaceri majore și resursele (bani, personal sau echipamente) necesare pentru a realiza acest lucru.
Există patru faze generale în cadrul ciclului de management de proiect: viabilitatea proiectului, abordarea proiectului, implementarea proiectului și continuare și evaluare. În fiecare fază, nevoile unui proiect trebuie să fie adaptate la resursele disponibile. În cazul în care nevoile și resursele nu sunt bine potrivite pe tot parcursul procesului, rezultatul unui proiect va fi compromis.
Viabilitatea proiectului
Viabilitate înseamnă “capabil de a trăi; practic, realizabil; având capacitatea de a se dezvolta și extinde”. Un proiect trebuie să fie viabil pentru a reuși. Într-un mediu corporativ turbulent, viabilitatea este o problemă foarte reală. În vremuri mai simple, supraviețuirea proiectelor a fost rareori pusă sub semnul întrebării; dacă a fost aprobat, urma să fie implementat și să supraviețuiască într-o formă sau alta.
Viabilitatea se ridică la echilibrarea generatoarelor organizatorice ale unui proiect cu abilitățile organizației de a-l susține. (Se poate face în timpul disponibil cu fondurile disponibile? Cere clientul mai mult decât își poate permite? Dacă forțele care generează un proiect depășesc resursele disponibile pentru a-l pune în aplicare, proiectul se va împotmoli.) Această fază începe cu prefigurarea proiectului și se termină atunci când suficiente informații au fost adunate pentru a pregăti un plan strategic realist.
Pentru a determina viabilitatea, resursele disponibile trebuie să fie analizate și comparate cu nevoile proiectului. Este proiectul prevăzut în concordanță cu obiectivele de viziune și de afaceri corporative generale ale companiei? Are sponsorii potriviți și circumscripții electorale pentru a reuși? Pentru a răspunde la aceste întrebări, nevoile și resursele trebuie să reflecte scopurile și obiectivele unui proiect și sprijinul pe care îl va primi de la conducerea superioară. Dacă proiectul este considerat viabil, se creează domeniul de aplicare a proiectului.
Esența viabilității este cunoașterea proiectelor ce vor prospera și a celor care nu o vor face. Obiectivele inteligente sunt un factor critic al unui proiect.
Abordarea proiectului
Tacticile de proiect sau de abordare implică unificarea a două nevoi aparent opuse:
necesitatea de a lua decizii cu privire la direcția proiectului
necesitatea de a amâna decizii cât mai mult posibil pentru a menține flexibilitatea în cazul unor schimbări necesare
De exemplu, ce se va întâmpla dacă ceva nu merge conform planului? Să presupunem că spațiul rezervat proiectului este preluat de un alt birou? Când poate o companie să-și permită să fie blocată în privința anumitor decizii, cum ar fi semnarea unui contract de leasing? Faza de abordare a proiectului începe cu dezvoltarea de tactici. Se termină când s-au luat decizii suficiente pentru a pregăti programe și sarcini de proiect cât mai detaliate.
Odată ce resursele sunt aliniate, este proiectul gata de a fi executat? Mulți oameni cred acest lucru. Cu toate acestea, dacă ei cred că sunt pregătiți, înseamnă că au trecut cu vederea complet necesitatea unei abordări specifice. Dacă nici o strategie nu este dezvoltată, un plan de acțiune nu va lăsa nici un loc pentru rute de opțiuni, evenimente neprevăzute sau refugiu. Dacă un plan de implementare a proiectului prevede doar un singur mod de a rezolva problemele, planul va fi inutil atunci când nevoile sau circumstanțele se schimbă. Slaba planificare nu înseamnă, de obicei că o problemă a fost rezolvată prost; înseamnă că problema a fost rezolvată greșit.