Procesul de planificare strategică a facilităților traduce planul global de afaceri strategice în mediul clădirii. Scopul planificării strategice este de a maximiza valoarea imobiliară pentru proprietarul clădirii.
Ca și un plan strategic de afaceri, planul strategic de facilități înseamnă gândire în avans și încearcă să anticipeze, să plănuiască și să se adapteze la schimbare. Toate planurile eficiente împărtășesc cinci elemente cheie:
Analiza tendințelor, ceea ce este o scanare a direcțiilor mediului de afaceri
O trecere în revistă a viziunii și a misiunii corporative, precum și a culturii locului de muncă
Un plan scris pe termen scurt și cu rază lungă a facilităților
Un plan de proiect legat de obiective specifice
Un mecanism de evaluare
Cei mai mulți manageri de facilități gândesc în termeni de cinci ani pentru macroplanning și 12 până la 24 de luni pentru microplanning.
Pentru a realiza orie tip de plan strategic, managerii trebuie să fie mai întâi implicați în planul general de afaceri strategice sau, cel puțin, să aibă acces la el. Pregătirea unei strategii de facilități bazată pe strategia de afaceri este cel mai eficient mod de a lua decizii cu privire la acțiunile organizației. Managerii de facilități sunt responsabili pentru gestionarea activelor valoroase, care, în multe cazuri, generează venituri sub formă de chirie pentru organizațiile lor. Ei trebuie să planifice și să faciliteze schimbarea în mod continuu prin integrarea de oameni, informații, tehnologie și facilități. Aceștia au responsabilitatea de a oferi facilități care să faciliteze cu adevărat activitatea de afaceri.
Faptul că facilitățile afectează capacitatea unei persoane de a munci este de necontestat. Mediul fizic înconjurător poate avea efecte pozitive sau negative asupra realizării muncii. Mediul pozitiv poate crește productivitatea și satisfacția angajaților. Factorii negativi vor afecta capacitatea unei persoane de a produce muncă de înaltă calitate și pot avea ca rezultat timp pierdut, stres și un produs de calitate scăzută.
Studiați fluxul de lucru înainte de planificare
Trendul în organizațiile eficiente este de aplatizare a ierarhiei. Această tendință se reflectă în mediul birourilor de spații de lucru mari, cu acces amplu la ferestre, spații pentru conferințe și mobilier de birou uniform. Angajații foarte specializați, care călătoresc, dezvoltarea de noi produse, precum și echipele de proiecte necesită mai multă flexibilitate fizică și bugetară, precum și infrastructuri nespecializate, mai fluide. Echipele virtuale și de la distanță, în special în cadrul organizațiilor globale, cer un mediu de creativitate și varietate în planificare.
În cadrul organizațiilor unde managerii pot avea probleme cu obținerea de informații sau dacă conducerea este predispusă la gestionarea crizelor, există o serie de soluții creative. Lucrul în rețea cu cei care studiază datele disponibile se poate dovedi util în scopuri generale de planificare.
Dacă un manager de facilități are cunoștințe asupra tendințelor istorice despre o companie, el sau ea poate, de exemplu, să elaboreze o prognoză asupra raporturilor aproximative personal-facilitate. Planurile de dezvoltare de produse au cel mai des implicații de planificare de facilități. Facilitățile de producție noi sau renovate necesită, de obicei, timp mort între sfârșitul unei perioade de producție și începutul următoarei. Managerii de facilități pot soluționa împreună cu managerii de produs și de producție planificarea și adaptarea la aceste schimbări. În mod similar, se pot consulta cu managerii de resurse umane pentru a estima numărul de creșteri de poziție planificate sau cu managerii de programe pentru a determina informațiile de externalizare relevante. Obiectivele de creștere menționate în rapoarte dolar-personal-facilitate pot oferi orientări generale. O serie de alte metode pot fi utilizate pentru a acoperi diferența de informații corporative, inclusiv:
participarea la ședințe în sesiunile de planificare și de management, în mod regulat, astfel încât informațiile să ajungă la planificatorii de facilități cât mai curând posibil
îmbunătățirea comunicării și planificarea cu rețelele existente locale
educarea personalului cu privire la beneficiile de planificare a facilităților cooperative prin utilizarea unui manual intern sau a unui efort de marketing intern, îndreptat către clienții facilităților
utilizarea unui sistem de contabilitate intern, care facturează fiecare unitate de lucru pentru nevoile sale spațiale și de sprijin administrativ, precum și oferirea de feedback planificatorilor strategici
O altă strategie dovedită este prezentarea soluțiilor în termeni de dolari și cenți. Gândirea pe termen lung în ceea ce privește ciclul de viață al costurilor este o practică larg acceptată. Cu excepția cazului în organizația se găsește într-un mod de supraviețuire de la zi la zi, cei mai mulți directori vor acorda o atenție deosebită eforturilor de planificare a facilităților, care vor salva sume de bani substanțiale pe o perioadă de la unu la cinci ani.
Gândirea pe termen lung este, în general bazată pe costuri și cote de piață. Cele trei motive principale pentru a schimba o facilitate sunt: pentru a scădea costurile actuale, pentru a oferi un mediu mai adecvat pentru personal sau clienți, precum și pentru a ajuta la o poziție mai bună a companiei în sine în raport cu piața pentru a maximiza valoarea proprietății. Planificarea pe o rază lungă de acțiune poate economisi o sumă considerabilă de bani. Creșteri ale valorii stocurilor, de exemplu, pot fi realizate prin profituri susținute pe parcursul a 10 – 15 ani. Strategiile prudente de facilități vor aduce o contribuție semnificativă la valoarea pe termen lung a unei companii, de asemenea.
Planificarea facilităților și implementarea ulterioară a proiectului trebuie să fie un proces continuu. Acest lucru trebuie să fie gestionat în mod strategic pentru a se asigura că acțiunile facilității sunt conduse de supraviețuirea afacerilor și eficiență și că toate celelalte acțiuni neprioritare sunt eliminate.