Publicarea recentă a standardului ISO 41001 reprezintă un prag semnificativ pentru maturitatea industriei FM, însă îl va accepta industria sau îl va considera un alt nivel costisitor de conformitate?
În luna aprilie a acestui an a avut loc o discuție în jurul noilor standarde internaționale de management al facilităților la Total Facilities din Melbourne. Două concluzii cheie au rezultat din discuția în jurul diferitelor aspecte ale noilor standarde.
Prima dintre acestea a fost că standardele ar putea reprezenta un factor determinant pentru domeniul FM prin stabilirea unor criterii de calitate și performanță la nivel de industrie. Pentru furnizorii de servicii asta înseamnă că ei vor putea stabili sisteme și proceduri care sunt măsurabile în raport cu targeturile definite, iar pentru organizațiile de cerere înseamnă că acum există un cadru prin care acestea pot specifica și măsura furnizarea de servicii.
Cea de-a doua concluzie la care a ajuns grupul a fost că angajamentul față de standarde este probabil să crească exponențial față de numărul de organizații care adoptă standardele și care vor deveni în cele din urmă conforme și certificate.
Motivarea acestor concluzii este cel mai bine descrisă făcând referire la beneficiile enumerate în Standarde, după cum este explicat mai jos. Cu toate acestea, pentru a oferi un context discuției, seria de standarde ISO 41000 cuprinde în prezent:
ISO 41011: Facility management – Vocabular
ISO 41012: Facility management – Orientări privind aprovizionarea strategică și dezvoltarea de acorduri
ISO 41001: Facility management – Sisteme de management – Cerințe cu îndrumare pentru utilizare.
Acestea sunt susținute de un raport tehnic:
ISO 41013: 2017 Facility management – Domeniu de aplicare, concepte-cheie și beneficii.
SCOPUL
După cum se menționează în standardul ISO 41001, acesta stabilește o interpretare și înțelegere comună a FM și oferă o bază comună prin care industria poate fi evaluată și măsurată. Aceasta recunoaște aprecierea faptului că, până în prezent, lipsesc principiile și practicile globale ale domeniului de Facility Management, ceea ce duce la discrepanțe în ceea ce privește calitatea serviciilor, așteptările organizației de cerere și nivelul inutil al conflictelor contractuale.
În mod semnificativ, ISO 41001 confirmă faptul că acesta este un standard care poate fi certificat, declarând că este aplicabil organizațiilor care doresc să solicite acreditarea de către un organism de certificare terț.
STANDARDELE
Deși este cel mai recent standard publicat, ISO 41001 stabilește un cadru global cu ajutorul căruia poate fi creat un sistem de management al facilităților, susținut de celelalte standarde din serie. Acesta cuprinde șapte criterii primare structurate în jurul metodologiei Plan-Do-Check-Act:
-contextul organizației
-conducere
-planificare
-suport
-operațiuni
-evaluarea performanței
-îmbunătăţiri
În conformitate cu multe alte standarde, ISO 41001 nu este prevăzut ca fiind prescriptiv, ci prevede o flexibilitate maximă în interpretarea sa prin intermediul indicațiilor furnizate.
Pe de altă parte, standardul ISO 41012 este puțin mai specific în ceea ce privește procesele de furnizare strategică a serviciilor de asistență și structurarea acordurilor FM, acesta având și o secțiune privind măsurarea performanței furnizării serviciilor. Principalele caracteristici ale acestui standard sunt cuprinse în anexele sale – acestea includ, de exemplu, șabloanele pentru acordurile la nivel de servicii și descrierile clauzelor de acord general.
BENEFICIILE
ISO 41001 identifică cinci beneficii ale unui standard integrat de sistem FM, enumerate și descrise după cum urmează:
1. Creșterea productivității forței de muncă, a siguranței, a sănătății și a bunăstării
De-a lungul timpului, au fost destul de numeroase cazurile, atât în ceea ce privește organizațiile de cerere, cât și furnizorii de servicii, în care aceștia s-au întâmpinat cu problemele timpului neproductiv consumat cu “reinventarea roții”. Aceste probleme nu au fost cauzate din vina organizațiilor, ci mai degrabă lipsa de sisteme și procese aprobate de industrie. Standardele abordează acest detalii și oferă tuturor organizațiilor oportunitatea de a lua o soluție “de-a gata” și de a o adapta pentru a îndeplini cerințele individuale. În acest sens, standardele dau organizațiilor încrederea că sistemului lor FM nu le lipsește nimic, în special în ceea ce privește siguranța, sănătatea și bunăstarea.
2. Îmbunătățirea comunicării cerințelor și metodologiilor între organizațiile din sectorul public și privat
Unul dintre elementele critice ale comunicării este limba pe care o folosim. De prea mult timp a existat o confuzie în industrie în jurul unor terminologii. Aceste confuzii pot duce, în cel mai bun caz, la neînțelegeri și, în cel mai rău caz, la conflicte contractuale. Standardele, în special 41011, vor juca un rol esențial în rezolvarea eventualelor confuzii și interpretări greșite.
3. Creșterea eficienței și eficacității, îmbunătățind beneficiile de costuri pentru organizații
În absența sistemelor și proceselor standard, există un risc ridicat de utilizare a resurselor inutile și/sau inadecvate. Acest lucru creează deșeuri și redundanță, ambii fiind factori care reduc eficiența și eficacitatea. Adoptarea standardelor va contribui semnificativ la minimizarea acestui risc și va avea un impact pozitiv direct asupra performanței financiare.
4. Consistența îmbunătățită a serviciilor
Satisfacția clienților este afectată, printre altele, de coerența în toate aspectele legate de furnizarea de servicii. Prin stabilirea și îmbunătățirea continuă a operațiunilor, utilizarea proceselor și procedurilor încercate și testate, organizațiile vor îmbunătăți coerența prestării serviciilor fără prea mult efort. Standardele oferă liste complete de verificare pentru o gamă largă de activități care susțin implementarea cu succes a unui nou sistem FM.
5. Furnizarea unei platforme comune pentru toate tipurile de organizații
În esență, acest lucru înseamnă că standardele vor crea condiții de concurență echitabile la un grad acceptabil la nivel internațional de performanță pentru toate organizațiile din spațiul FM. Totuși, asta nu ar trebui privită ca o diferențiere și/sau inovație sufocantă, de fapt lucrurile stând chiar invers. Respectarea standardelor înseamnă că organizațiile nu trebuie să se concentreze asupra a ceea ce ar trebui să însemne procesele “ca de obicei” și, prin urmare, să fie capabile să absoarbă mai multă energie și resurse pentru a deveni mai creative și inovatoare. Acest lucru nu numai că va determina organizațiile să se diferențieze unele de celelalte, ci va duce, de asemenea, la o performanță îmbunătățită în întreaga industrie.
MERGÂND ÎNAINTE
Acum că standardele mult așteptate au fost publicate, este timpul ca organizațiile să înceapă să ia în considerare poziția lor în ceea ce privește adoptarea și certificarea viitoare.
În cazul Australiei, de exemplu, procesul general de certificare urmează a fi stabilit. Fundamental pentru această ultimă activitate este un alt standard internațional în curs de elaborare, ISO 17021-11 – Specificația tehnică pentru a furniza cerințe de competență pentru auditul și certificarea ISO 41001. Nu este de așteptat ca acesta să fie publicat până la începutul anului 2019.
În concluzie, există încă o serie de întrebări care ar trebui să se răspundă, inclusiv:
Câte organizații vor dori să obțină certificarea? Câte organizații de cerere vor specifica conformitatea certificată pentru furnizorii de servicii? Va fi într-adevăr acest standard un factor determinant în industrie?