Ce să includeți într-un contract de externalizare sau manual de operațiuni HVAC pentru personal, cerințele de funcționare, echipamente și accesorii, siguranță și securitate, documentare și management.
Serviciul HVAC este fundamental pentru ocuparea oricărei clădiri comerciale. Acesta este un serviciu vital ce “atinge clienții”, deoarece aceștia sunt imediat conștienți de confortul lor fizic sau de lipsa acestuia. HVAC este de obicei sursa celor mai multe apeluri și reclamații din partea clienților managementului de facilități. Pentru a oferi servicii HVAC unui client cu succes, organizația de operațiuni de facilități trebuie să îndeplinească următoarele sarcini:
Se întrețină toate dispozitivele și componentele sistemelor HVAC inclusiv pompe, răcitoare, boilere, ventilatoare, unități de răcire și sisteme de control care permit funcționarea întregului sistem.
Să asigure niveluri de personal suficient și să elaboreze proceduri pentru reacții în timp util pentru majoritatea problemelor operaționale HVAC și pentru preocupările, problemele sau reclamațiile clienților.
Să inițieze programe de întreținere proactive pentru a minimiza potențialele probleme de calitate a aerului, inclusiv un program cuprinzător de testare și de tratament a apei, în plus față de procedurile de supraveghere și de schimbare a filtrului de aer. O atenție deosebită trebuie acordată operațiunilor clienților care ar putea contribui la problemele de calitate a aerului, cum ar fi utilizarea de cerneluri, aerosoli, alimente cu mirosuri puternice sau orice alte cerințe de ventilație neobișnuite.
Punerea în aplicare a unui program cuprinzător de întreținere preventivă și planificare pentru fiecare clădire pentru a se asigura că toate echipamentele necesare pentru a furniza servicii HVAC vor funcționa atunci când este necesar.
Stabilirea unui proces de urmărire a reclamațiilor. Analiza reclamațiilor dintr-o perioadă de timp poate indica un model de probleme de întreținere, proiectare, sau de echilibrare a aerului care ar trebui să fie corectate.
Demonstrarea clienților că vă pasă de problemele lor și luarea unor inițiative pentru a le corecta. Dacă un client are o plângere cu privire la sistemul HVAC, personalul ar trebui să revină și să îi arate clientului acțiunile întreprinse pentru a corecta problema.
Dezvoltarea unui proces de start-up de echipamente pentru utilizarea în timpul perioadelor de condiții meteorologice neobișnuite pentru a se asigura că temperatura și umiditatea se păstrează într-un interval de confort acceptabil la începutul zilei de lucru. Aparatele HVAC sunt cele mai expuse riscului când vremea se schimbă drastic, peste noapte sau după week-end.
Cerințe de performanță HVAC
În multe cazuri, managerii de facilități externalizează porțiuni ale lucrărilor necesare pentru a opera și întreține sistemul HVAC, cum ar fi întreținerea apei din cazan, motoarele ventilatoarelor, managementul agentului frigorific, sau recalibrării valvelor. Decizia de externalizare este adesea determinată de economia și resursele asociate cu angajarea personalului și training-ul necesar. În cazul în care se ia decizia de a nu externaliza activitatea, inginerii personalului de întreținere vor efectua sarcinile. Aspectele de operare HVAC, care ar trebui să fie acoperite în caietul de sarcini contractuale (dacă sunt externalizate) și manualele de operare (pentru personalul propriu) includ:
- personalul
- cerințele de exploatare
- echipamente si rezerve
- proceduri de siguranță și securitate
- documentație
- probleme de management
Personalul
Din moment ce HVAC este principala preocupare a majorității clienților de FM, personalul necesar pentru un răspuns adecvat la aceste preocupări este critic. Astfel:
Explicați cerințele referitoare la interacțiunile cu clienții și timpii de răspuns așteptat. Includeți instrucțiuni prin telefon atunci când serviciile sunt solicitate după ore, la sfârșit de săptămână sau în situații de urgență.
Identificați numărul personalului de conducere sau de supraveghere, pe care contractantul îl va furniza pentru gestionarea directă a angajaților. Prezenta clauză ar trebui să specifice educația, formarea profesională, certificări sau licențe, experiența cerută, precum și certificările scrise a unor astfel de calificări. De asemenea, specificați orele în care personalul trebuie să fie la muncă.
Explicați cine este responsabil pentru menținerea disciplinei, aplicarea regulilor și regulamentelor de muncă, precum și efectuarea de verificări ale angajaților.
Specificați procesul de acoperire a absențelor de personal, inclusiv termenele și training-ul personalului de înlocuire sau de rezervă.
Cerințe de funcționare
Operațiunile HVAC folosesc de obicei, cea mai mare parte a energiei clădirii. Este important să se definească condițiile de funcționare cu precizie, astfel încât să obțineți ceea ce trebuie pentru un preț corect.
Specificați orele și zilele de funcționare HVAC și orele suplimentare anticipate, care pot fi solicitate pe baza experienței anterioare cu clienții din clădire.
Furnizați metode de operare sau de control al sistemelor, inclusiv sisteme de control automatizate.
Oferiți o imagine de ansamblu a programului de întreținere planificată care va fi urmată și intrările și ieșirile furnizorului pentru a se asigura că se încadrează în standarde.
Echipamente și Consumabile
Echipamentele și consumabile pentru operațiunile clădirii, cum ar fi substanțe de curățare și materiale de construcții, de multe ori cuprind unul dintre principalele elemente de buget non-personal. Pentru a evita problemele de aprovizionare, verificați următoarele:
O descriere completă a tuturor componentelor echipamentelor HVAC din clădire care vor fi exploatate și întreținute ca parte a contractului. Acesta include producători, dimensiuni, capacități și tipuri.
Responsabilitatea pentru furnizarea de instrumente și echipamente necesare de către personalul furnizorului pentru a finaliza lucrarea.
Responsabilitatea pentru furnizarea de materiale si consumabile, cum ar fi filtre de aer, produse chimice de tratare a apei și curele de ventilator, pentru a susține funcția HVAC, în conformitate cu specificațiile producătorului.
Stocurile maxime și minime care vor fi aprovizionate la nivel local. Consumul preconizat al acestor produse de bază ar trebui auditat în raport cu sumele reale și volumele facturate pentru aceste provizii. În cazul în care un contractant externalizat oferă mărfuri, orice marcare pentru aceste produse trebuie să fie stipulată în contract. Contractantul trebuie să furnizeze MSDS-urile (fișele de date de securitate), cu orice produse chimice aduse la sediu, ca parte a contractului. Dreptul managerului de facilități de a inventaria și audita materialele de aprovizionare ale contractantului fără o notificare prealabilă ar trebui să fie, de asemenea, inclus în contract.
Identificați cine are responsabilitatea de a furniza echipamentul de protecție a angajaților, cum ar fi ochelari de protecție, unelte de combatere a incendiilor, pantofi de lucru, un aparat de respirație și mănuși, și cine va fi instruit și autorizat să utilizeze astfel de echipamente.