Punerea în aplicare presupune ca proiectul să fie proiectat, construit și ocupat. Pentru a implica pe deplin clientul, cantități mari de detalii tehnice trebuie să fie exprimate în termeni ușor de înțeles, în scopul de a comunica statutul unui proiect către utilizatorii finali și părțile interesate din cadrul altor departamente, cu un interes în proiect. De exemplu, atunci când se analizează datele cu privire la nevoile de proiect, care este cel mai bun mod de a păstra utilizatorii concentrați asupra obiectivelor generale? Înțeleg ei relația cauză-efect între ceea ce au pus într-un proiect și modul în care se va produce? Punerea în aplicare include proiectarea de proiect și administrare, precum și execuție, construcție, predare și instalare. La încheierea acestuia, proiectul este gata de predare utilizatorului final.
Implementarea este aspectul cel mai vizibil al oricărui proiect pentru o organizație – instalarea, reconfigurarea fizică sau relocarea (sau toate trei), care au pus în aplicare proiectul și l-au făcut operațional. Managementul de succes integrează coordonarea detaliilor logistice cu comunicarea necesară pentru a păstra utilizatorul avizat și proiectul în program.
Coordonarea este aspectul nevoilor de implementare a proiectului. Următoarele sarcini de coordonare sunt a doua natură pentru manageri de facilități:
detalii referitoare la servicii
logistica site-ului
programe de ajustare pentru alunecări
aranjarea instalațiilor specializate
proiecte de compensare cu reprezentanții sindicali
securizarea autorizațiilor de construire și inspecții
coordonarea cu grupuri interne pentru anumite instalații (de exemplu, sistemele de telecomunicații)
lucrul cu contractorii
Comunicarea cu membrii echipei de proiect (inclusiv utilizatorii finali) asigură resursele necesare în timpul acestei faze: ateliere de lucru pentru utilizatori, vizite, rapoarte de stare pentru management și canalele de comunicare bine organizate către grupurile implicate. Comunicarea este vitală pentru succesul unui proiect. Aceasta oferă informații tuturor părților și elimină îndoielile și incertitudinea prin afirmarea clară a rolurilor și responsabilităților. De asemenea, aceasta formează documentația juridică necesară atunci când apar dispute. O bună coordonare păstrează un proiect pe drumul cel bun; o bună comunicare menține grupurile implicate pe drumul cel bun.
Încheierea și evaluarea
Fazele finale de predare a proiectului sunt încheierea și evaluarea. După ce confuzia inițială de ocupare a unui proiect dispare, faza de încheiere înseamnă timp pentru participarea la detalii minore și deficiențe, cum ar fi piese lipsă. Un studiu post-ocupare poate fi efectuat – nu imediat, ci câteva luni mai târziu, pentru a permite oamenilor să trăiască în spațiu cu scopul de a obține păreri adevărate. Într-un sens mai larg, sarcina rămâne de a facilita atât reconcilierea utilizatorilor finali cu noul mediu cât și recunoașterea succeselor și eșecurilor experienței. Procesul începe cu instalarea propriu-zisă și se termină cu o evaluare a întregului proces.
Evaluarea unui proiect stabilește abordarea celui următor, care să permită ciclului să se repete și să înceapă din nou prefigurând.
Instalarea permite utilizatorilor finali să se adapteze la proiectul finit și încurajează managementul la nivel corporativ să identifice succesele și neajunsurile proiectului. Atunci când aceste două sarcini sunt combinate, compania poate determina ce modificări trebuie făcute pentru proiectele viitoare. (Au fost scopurile îndeplinite? A meritat? Ce se poate face în mod diferit data viitoare?) Această fază oferă posibilitatea de a afla mai multe despre modul în care procesul global de realizare a proiectului ar putea fi îmbunătățit.
Dintre toate etapele implicate în implementarea proiectului, evaluarea are uneori cea mai scurtă durată. Acest lucru se întâmplă pentru că, atunci când un proiect este în cele din urmă finalizat, imediat va urma o reuniune cu privire la următorul proiect.
Dar dacă problemele nu sunt rezolvate, se vor acumula în mod constant tot mai multe, iar clienții vor ajunge să se plângă, în primul rând către managerul de facilități, apoi, în cele din urmă, către alți clienți. Acest lucru poate ajunge în cele din urmă la conducerea superioară. Prin urmare, este esențial să se abordeze micile detalii și să se finalizeze complet cu adevărat proiectul în mintea clienților.