Învățarea experimentală reprezintă procesul de învățare prin experiență, fiind definită mai specific drept “învățarea prin reflecție asupra acțiunii”. Unul dintre cele mai frecvente procese de învățare experimentală pe care o echipă de design și un change manager (CM) le vor lansa sunt anchetele sau atelierele de implicare a angajaților, în care vor fi scoase la suprafață descoperiri, culturi sau mărci și operațiuni de co-creație. Acestea pot presupune implicarea tuturor angajaților sau eșantionarea verticală în întreaga organizație.
Atelierele de implicare a personalului pot descoperi imperativele de proiectare cum ar fi ce facilități comune și spații de învățare ar putea fi necesare, modul în care oamenii utilizează zonele stabilite și spațiile de utilizare mixtă și în ce proporții ar trebui să fie suplimentate facilitățile partajate.
Informațiile scoase la suprafață prin intermediul atelierelor pot fi utilizate atât în procesul de design al locului de muncă, cât și pentru schimbarea modului de operare a activității companiei, deoarece rezultatele sunt distilate în conceptul de design al noului model de loc de muncă, permițând CM-ului să formuleze multe idei care vor fi pivotale în proiectarea unei conexiuni și a unui program flexibil de schimbare.
Celălalt proces de învățare experimentală care ar putea fi efectuat, poate apărea în mod normal atunci când organizația are o facilitate personalizată ce necesită un design nou și cheltuieli semnificative – ateliere de tip ”lessons learned”. Un atelier ”lessons learned” este un proces de revizuire și de aprobare pentru includerea, excluderea sau modificarea răspunsurilor de proiectare pentru a obține o listă a cerințelor care ar trebui să fie implementate de management. Acest atelier se desfășoară pentru a primi feedback de la utilizatorii existenți ai spațiului cu privire la modul în care funcționează sau poate fi îmbunătățită întreaga afacere sau chiar doar anumite spații specializate.
Scopul acestui tip de atelier este de a primi feedback și de a asigura că el este luat în considerare în noul design. Atelierul ar trebui să evite propunerea de soluțiile exacte și elaborarea designului noului spațiu (însă, în mod previzibil, astfel de discuții vor evolua, deoarece utilizatorii au reflectat asupra acestor lucruri și s-au gândit la numeroase îmbunătățiri pe parcursul ultimilor ani de ocupare a spațiului).
Procesul de învățare poate fi considerat pasul de început al “colectării cerințelor” pentru proiectarea noului loc de muncă. Acesta va fi urmat de sau va avea loc simultan cu orice altă activitate de implicare a personalului, inclusiv ateliere de lucru care adună și definesc cerințe precise și detaliate de proiectare și schimbare, cum ar fi atelierele de implicare a personalului menționate anterior.
Atelierul de tip ”lessons learned” implică, în mod normal, echipele de proiectare și de schimbare, precum și utilizatorii-cheie ai facilității care vor împărtăși cunoștințele cu ceilalți participanți. Orice diagramă de relații furnizată la finalul atelierului este menită doar pentru informare și referință și nu reprezintă o descriere succintă a proiectului (deși poate fi utilizată ca bază de referință, dacă este necesar).
Informațiile dezbătute cadrul acestui atelier de lucru ar putea conduce la concluzii precum:
– nu se va implementa nicio schimbare – dispoziția existentă a fost menționată în mod specific și considerată adecvată sau mai bună și reprezintă o informație “construită” pentru noul design
– nu au existat informații despre utilizatori; – nu a existat o discuție sau o mențiune specifică a elementului solicitat (n. red. cerințele ocupanților), deoarece nu au existat informații din partea utilizatorilor cu privire la modul în care proiectul a funcționat sau funcționează și – trebuie să fie verificată continuarea acestuia în noul design
– nu se aplică – elementul solicitat nu există sau a încetat să mai fie relevant din cauza avansului tehnologic sau din alte motive
– tehnologie – elementul solicitat necesită elaborarea și proiectarea unui răspuns tehnologic
– inginerie – elementul solicitat necesită dezvoltarea și proiectarea unui răspuns tehnic.
Deși acest exercițiu nu este este menit să servească drept o ”scurtă descriere” a planului de design, el poate face acest lucru într-o anumită măsură. Exercițiul poate susține considerațiile de proiectare viitoare pentru cazul în care se necesită înlocuirea facilității. De asemenea, reprezintă o bună ocazie de a elimina cerințele și considerațiile generale ale utilizatorilor, pe care un atelier normal de implicare a angajaților nu le-ar putea capta, în cazul unui loc de muncă personalizat.
Beneficiile suplimentare ale atelierului ”lessons learned” sunt că rezultatele pot fi proiectate într-un document care poate evolua și va înregistra mai multe date pe măsură ce acestea sunt colectate. De asemenea, poate funcționa ca și un instrument de verificare a designului, pentru a vă putea asigura că au fost implementate toate elementele care au ajuns în planul schematic de design. Acesta mai poate monitoriza dezvoltarea detaliată a designului, proiectarea tehnologică și tehnică și documentația de construcție.
FORMULAREA ÎNTREBĂRILOR PENTRU ATELIERUL ”LESSONS LEARNED”
Puteți începe cu cea mai evidentă problemă – Ce este absolut esențial pentru design, în cazul în care trebuie să îl refacem?
Alte întrebări ar putea fi:
Ce nu vă este de folos?
În noul design va exista o replicare și apoi un cutover?
Care sunt erorile modului în care lucrăm în prezent și unde putem face îmbunătățiri?
Înțelegem numărul angajaților din birou?
Layout-ul etajului are nevoie de o podea elevată?
Vă place aranjamentul spațiului?
Care sunt problemele de mediu ale spațiului dumneavoastră?
Ați replica ceva din punct de vedere al stației de lucru, al mediului etc. și dacă da, ce?
INSTRUMENTE ALE WORKSHOP-ULUI ”LESSONS LEARNED”
Anumiți oameni și-ar putea dori pereți pe care să scrijelească. Acesta este un mod tactil de a lucra în cadrul unui atelier. Peretele este noua hârtie, iar atelierele sunt oportunitățile perfecte pentru a încuraja discuția, așa că începeți cu desene și apoi încurajați conversația, însă luați aminte: înregistrați totul! Într-o anumită etapă, informațiile adunate pot fi adjudecate pentru a intra în rezumatul proiectului transmis echipei de design sau vor fi utilizate în programul de schimbare (n. red. change program).
Consideraţii:
În marea schemă a lucrurilor, unde se încadrează spațiul de birouri în afacere? ”Trasați” ideea pe hârtie – informații care pot fi incluse mai târziu în documentația necesară pentru elaborarea planului de design.
Care este următoarea echipă cu afinități pentru acest proiect? Stabiliți-o apoi treceți la următoarele echipe, în funcție de competențe și priorități.
Realizați o foaie de bord pentru toate subiectele discutate în cadrul atelierului.
CE ALTCEVA MAI PUTEM ÎNVĂȚA DIN ACEST TIP DE WORKSHOP?
Cunoașterea ergonomiei și care sunt lucrurile ce ar trebui să fie îmbunătățite
Care sunt lucrurile ce trebuie incluse pe lista de probleme
Standardele IT dorite și/sau necesare
Standardele acustice dorite și/sau necesare ( de exemplu, ați instala echipamente scumpe într-o clădire aflată chiar lângă un drum major? Vibrațiile pot cauza efecte dezastruoase)
Cum funcționează sistemul fizic, inclusiv cum arată interfața.
CUM VA UTILIZA CHANGE MANAGERUL ACESTE INFORMAȚII
CM-ul încearcă să determine care sunt relațiile de care are nevoie pentru a rezolva și identifica prioritățile. Pentru a face acest lucru:
El învață ce îi energizează pe ocupanți și utilizatori
Feedback-ul îl ajută să ia în considerare zonele de interes pentru viitoarele ateliere și sondaje
Viziunile și oportunitățile sunt capturate, pentru a fi analizate și validate cu atenție; și
Rezultatele pot scoate la iveală un nou set de comportamente pe care toată lumea le înțelege și la care toți se conectează.
LA FINALUL ATELIERULUI
Echipele de design și de schimbare vor examina rezultatele angajamentului, vor rezuma concluziile și le vor dezbate în conceptul noului model de la locul de muncă (dacă este cazul), care la rândul său oferă o atenție sporită implicării angajaților, în special acele unități de afaceri identificate cu afinități și contiguitate.
Foarte multe informații pot fi obținute atunci când echipele de design și de schimbare lucrează împreună încă de la început. Cele două echipe se completează foarte bine, având numeroase ocazii de a împărtăși procesul de învățare experimentală, proces ce va fi benefic pentru ambele părți în cadrul unui astfel de proiect de îmbunătățire a locului de muncă.
Acest tip de proiect este chiar elementul care facilitează parteneriatul dintre cele două echipe, iar designerii și change managerii știu că trebuie să dezvolte soluții de design inovatoare pentru clienții lor și, pentru a se asigura că aceste schimbări sunt implementate și acceptate, trebuie să lucreze împreună pentru a atinge aceleași obiective.
Acest parteneriat permite un design de înaltă calitate și tranziții ușoare, unifică echipe disparate și creează spații de lucru ce vor păstra și atrage angajații de calitate să rămână și să se dezvolte în continuare alături de angajatorul lor.